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Wie passt Notion in das Tool-Ökosystem deines Unternehmens?

Notion ist großartig, wenn es um zeitversetzte Kommunikation geht. Es kann aber auch das verbindende Element all deiner Tools sein – dank Einbettungen und Vorschaulinks, die Teams die zentralen Informationen liefern.

Anleitung
In dieser Anleitung
  • Notion und Slack – zwei Arten zu kommunizieren
  • Wie Tools in Notion miteinander verknüpft werden
  • Ergänzende Tools einbetten
  • Tools für die Zusammenarbeit integrieren
  • Notion ergänzt und verbessert andere Tools

Notion ist das verbindende Element zwischen Menschen und Projekten – alle Inhalte und jeglicher Kontext wird hier zu einer einzigen, verlässlichen „Quelle der Wahrheit“ zusammengeführt.

Aber was ist, wenn du für das neue Projekt ein anderes Tool brauchst? Dann ergänzt und verbessert Notion es.

Wir sind uns bewusst, dass moderne Unternehmen auf ein komplexes Ökosystem von Tools angewiesen sind (durchschnittlich 88 verschiedene Tools! ), die sich in irgendeiner Weise, Form oder Art mit Notion überschneiden. Diese Tools helfen Teams dabei, zu kommunizieren, dokumentieren und die Arbeitsschritte nachzuverfolgen. Letztlich helfen uns all diese Tools dabei, besser zusammenzuarbeiten – eine der absoluten Stärken von Notion.

Notion verbessert dein Tool-Ökosystem, anstatt es zu ersetzen. Solange es klare interne Richtlinien gibt, wo die jeweilige Aufgabe erledigt werden soll und es dabei Überschneidungen geben darf, ist Notion perfekt für das Unternehmen:

  • Bleib konzentriert, wenn du zwischen vielen verschiedenen Tools hin- und herwechselst.

  • Reduziere den Umgebungswechsel, indem du alles, was du brauchst, an einem Ort zusammenfasst.

Notion und Slack – zwei Arten zu kommunizieren

Da Slack und Notion zwei unterschiedliche Möglichkeiten der Kommunikation bieten – Notion für die zeitversetzte Zusammenarbeit und Slack für Diskussionen in Echtzeit – ergänzen sich beide Tools optimal.

Notion – zeitversetzte Zusammenarbeit

  • Eine einzige Quelle der Wahrheit, die leicht zu finden und zu überarbeiten ist.

  • Ideal, um Ideen, Aktionselemente und Pläne zu dokumentieren.

  • Ausführliche Texte fördern klare Gedankengänge und gut durchdachte Ideen.

Slack – Diskussionen in Echtzeit

  • Sofortige Erreichbarkeit des größeren Teams.

  • Ideal, um in Echtzeit Fragen zu stellen, diskutieren und Entscheidungen zu treffen.

  • Schnelleres, intuitives Schreiben für spontane Einfälle.

Diese verschiedenen Kommunikationskanäle ergänzen sich gegenseitig und bauen Synergien auf.

Es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten, vor allem, wenn diese Informationen in verschiedenen Tools gespeichert sind.

Mithilfe von Link-Vorschauen kannst du eine Slack-Nachricht direkt auf eine Notion-Seite übertragen – damit hast du immer noch direkten Zugriff auf die Information, kannst dich aber weiterhin voll auf die Arbeit konzentrieren. Wenn dein Content-Team zum Beispiel einen neuen Blogbeitrag schreibt, kann es auf relevante Slack-Nachrichten zu diesem Beitrag zugreifen, ohne von den anderen Nachrichten in den Channels abgelenkt zu werden.

Wie Tools in Notion miteinander verknüpft werden

Notion und Slack sind zwar zwei verschiedene Tools, die sich gegenseitig ergänzen, aber du kannst diese Tools auch in Notion integrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Anstatt zwischen verschiedenen Tools zu wechseln und Zeit mit dem Umgebungswechsel zu verschwenden, kannst du Informationen in Notion integrieren.

Ergänzende Tools einbetten

Um eine gesamte Story abzubilden, kannst du leicht Tools auf Notion-Seiten einbetten. In Notion-Seiten kannst du beliebige Online-Inhalte einbetten – Video- und Audioplayer, Figma- und Invision-Mockups sowie ganze Google-Dokumente und -Tabellen. Auch Multimedia-Streaming, PDF-Dateien, Formulare und interaktive Karten sind möglich.

Designer/-innen können für das Feedback des Marketingteams Figma-Dateien in Notion einbetten. Das HR-Team kann Google Maps in die Willkommensseite bei Notion für neue Mitarbeiter/-innen einbetten. Produkt-Teams können sogar Typeforms in Notion einbetten, um Nutzer/-innen zu befragen. So werden Informationen an einem Ort gesammelt, ohne ständig zwischen verschiedenen Tools und Tabs wechseln zu müssen, wenn Teams funktionsübergreifend arbeiten.

Tools für die Zusammenarbeit integrieren

Mithilfe unserer API machen die Link-Vorschauen Notion zur zentralen Organisationszentrale deines Tool-Ökosystems. Sie betten in Echtzeit synchronisierte Visualisierungen von externen Tools ein – ohne Notion verlassen zu müssen.

Du musst einfach nur einen Link aus Jira, Slack, Asana, Trello oder GitHub einfügen, und schon wird eine Vorschau mit Echtzeit-Informationen direkt aus dem Link erstellt. Link-Vorschauen sammeln Informationen aus anderen Tools, damit du mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten und schnelle Entscheidungen in einem Notion-Workspace treffen kannst. Das bedeutet, dass du von Notion aus auf Jira, GitHub und Slack zugreifen kannst, um verlorene Zeit beim Umgebungswechsel zurückzugewinnen.

Wir wissen zum Beispiel, dass viele Entwicklerteams Tools wie Jira und Asana nutzen, um ihren Produktfahrplan zu verwalten, Bugs zu erfassen, ihr Backlog zu sehen, Berichte zu erstellen und vieles mehr.

Aber andere Teams außerhalb der Entwicklungsabteilung haben oft keinen Einblick in diese Statusmeldungen. Stattdessen müssen sie Slack-Nachrichten oder E-Mails verschicken und die Entwickler/-innen fragen, ob die Arbeit abgeschlossen ist. Wenn du eine Seite in Notion verwendest, um den Status von Bugfixes und Produkt-Updates für ein Projekt zu verfolgen, kannst du dein Entwicklerteam bitten, Jira-Link-Vorschauen auf der Seite zu veröffentlichen, damit andere Teams genau wissen, wann die Probleme behoben sind.

So sind Informationen für alle leichter zugänglich und die Teams können sich ohne Meetings, Pings oder Suchaktionen abstimmen.

So können Teams:

  • Schnellerer Fortschritt, wenn der Status von Produkt-Features bekannt ist – wenn alle Informationen in Notion gespeichert sind, spart dein Team Zeit bei der Suche nach Informationen oder dem aktuelles Status (sodass es die Zeit für die Umsetzung nutzen kann).

  • Baue ein detailliertes Projektmanagementsystem auf – führe alle Aspekte deines Projekts in einem einzigen Projektmanagementsystem zusammen, damit du nicht ständig verschiedenen wertvollen Informationen nachjagen musst.

  • Abstimmung mit externen Dienstleistern – die Vorschau-Links geben externen Dienstleistern alle Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Arbeiten benötigen. Alle sind, was den Status und Aktionselemente angeht, auf dem gleichen Stand, ohne weitere Zugriffsrechte verwalten zu müssen.

Notion ergänzt und verbessert andere Tools

Wenn du weißt, wie Notion zu deinem Tool-Set passt, kannst du das Beste auf Notion herausholen.

Notion eignet sich hervorragend für die zeitversetzte Kommunikation (und wird auch als „die andere Hälfte von Slack“ bezeichnet), da du Informationen in Dokumenten ordnen und leicht abrufen kannst. Aber Notion bündelt auch alle anderen Tools – und wenn alle Informationen an einem Ort sind, spart dein Team Zeit bei der Suche nach dem, was es zur Erledigung seiner Aufgaben braucht.

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