Mithilfe von Datenbankautomatisierungen optimierte Projektmanagement-Workflows erstellen

Im Projektmanagement (bzw. als Person, die Arbeit verwaltet) wiederholen sich deine Aufgaben bestimmt häufig – Projektstatus aktualisieren, neue Aufgaben hinzufügen und zuweisen oder Erinnerungen versenden – und das vom Projektstart bis zum Abschluss.

Die manuelle Arbeitsbelastung nimmt zu, wenn dein Team wächst. Doch mit Notion lassen sich für solche aufwendigen Arbeitsschritte Datenbankautomatisierungen erstellen. Du musst diese lediglich einrichten und kannst dich dann anderen Aufgaben zuwenden.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du mithilfe von Datenbankautomatisierungen benutzerdefinierte Workflows einrichtest, um deine Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass nichts untergeht.

Datenbankautomatisierungen bestehen aus Auslösern und den damit initiierten Aktionen. Du kannst Auslöser und Folgeaktionen einrichten, die auf Änderungen an Datenbankeigenschaften reagieren. Der Aufbau erklärt sich wie folgt: „Wenn einer dieser Auslöser auftritt, dann führe diese Aktion aus.“

[Video – Darstellung der Menüpunkte für Automatisierungen]

Angenommen, dein Auslöser ist das Hinzufügen einer neuen Seite zur Datenbank. Die daraus resultierenden Aktionen könnten dann darin bestehen, dass einige Eigenschaften mit von dir ausgewählten Antworten ausgefüllt werden.

Mit Datenbankautomatisierungen lassen sich u. a. Angaben für Eigenschaften vervollständigen oder aktualisieren, Seiten in einer anderen Datenbank hinzufügen und bearbeiten oder Slack-Benachrichtigungen senden. Du kannst Automatisierungen nach Bedarf anpassen und in einer Datenbank mehrere Automatisierungen für verschiedene Szenarien ausführen.

Diese Funktion ist in jeder Notion-Datenbank verfügbar. Besonders effektiv ist sie jedoch beim Projektmanagement. Dabei bist du auf präzise Workflows angewiesen, bei denen nichts verloren geht, übersehen wird oder in Vergessenheit gerät.

Datenbankautomatisierungen ermöglichen dir Folgendes:

• Verschwende weniger Zeit zwischen Aufgaben: Deine Teammitglieder müssen nicht mehr darauf warten, dass ihnen das nächste Projekt zugewiesen wird, sondern werden benachrichtigt, wenn neue Aufgaben für sie anfallen.

• Vermeide Fehler: Wenn dein Team parallel an mehreren Projekten arbeitet, sind es oft die manuellen Aufgaben (z. B. das Neuzuweisen von Aufgaben), die vergessen werden. Mit Automatisierungen lässt sich die kognitive Belastung aller verringern und verhindern, dass etwas übersehen wird.

• Konsolidiere das Projektmanagement: Da Datenbankautomatisierungen direkt in Notion eingebunden sind, musst du keine komplexen Workflows mit Tools von Drittanbietern erstellen. Du kannst dein gesamtes Projektmanagement in Notion erledigen. So kann dein Team konzentriert arbeiten und muss nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln.

Datenbankautomatisierungen lassen sich einfach mit wenigen Schritten einrichten.

Gehe dazu in deiner Projekt- oder Aufgabendatenbank folgendermaßen vor:

1. Wechsle zum Optionsmenü (…) und wähle Automatisierungen aus oder klicke einfach auf das Blitz-Icon.

2. Wähle Neue Automatisierung aus und benenne die Automatisierung bei Bedarf um.

3. Wähle als Nächstes deine Auslöser aus. Dies kann das Hinzufügen einer neuen Seite, das Bearbeiten einer oder mehrerer bestimmter Eigenschaften oder das Bearbeiten jeder beliebigen Eigenschaft sein. Auslöser werden als „oder“-Anweisungen formatiert. Sobald einer der Auslöser auftritt, wird also die Automatisierung ausgeführt.

4. Wähle die resultierenden Aktionen aus, etwa das Hinzufügen einer neuen Seite zu dieser oder einer anderen Datenbank, das Bearbeiten einer Eigenschaft (in dieser oder einer anderen Datenbank) oder das Senden einer Slack-Benachrichtigung.

5. Klicke auf Erstellen, um die Automatisierung zu speichern.

[Video – Eine Automatisierung erstellen]

Wenn du deine Automatisierungen bearbeiten möchtest, kannst du das Menü jederzeit wieder aufrufen, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Bist du bereit, deine eigenen Automatisierungen zu erstellen?

Im Folgenden findest du einige nützliche Beispiele, die du in deinen Projekt- und Aufgabendatenbanken ausprobieren kannst.

Jedes Mal, wenn du deiner Datenbank eine neue Aufgabe hinzufügst, kannst du direkt ein Teammitglied zuweisen, ihm eine Benachrichtigung senden und der Aufgabe den richtigen Status zuordnen.

Erstelle dazu eine neue Aufgabe und nenne sie beispielsweise „Neuer Ablauf“. Wechsle zu + Auslöser hinzufügen und wähle + Seite hinzugefügt aus.

Ordne im Menü + Aktion hinzufügen allen neuen Seiten den Status Nicht begonnen zu und wähle ein Teammitglied aus, dem du sie zuweisen möchtest. Klicke abschließend auf „Slack-Benachrichtigung senden an“ und wähle aus, wen du benachrichtigen möchtest.

Immer wenn du nun eine neue Aufgabe hinzufügst, werden die Angaben für all diese Eigenschaften vervollständigt und eine Slack-Benachrichtigung versendet.

[Video – Neuen Aufgabenablauf erstellen]

Um den Prozess des Projektstarts zu vereinfachen, kannst du in deiner Projektdatenbank eine Automatisierung mit der Bezeichnung Projektstart erstellen.

Auslöser soll die Änderung des Status eines Projekts von Nicht begonnen zu Anstehend sein. Die darauf folgenden Aktionen planen dann automatisch ein Projekt-Kickoff-Meeting und benachrichtigen die Projektmanager/-innen.

Wähle im Aktionsmenü die Option Seite hinzufügen zu aus und suche nach der Datenbank mit Meeting-Notizen. Nenne die neue Seite Projektstart und klicke auf Weitere Eigenschaft bearbeiten, um alle Teammitglieder zu markieren und das Meeting-Datum auf Heute festzulegen. Dabei handelt es sich um das jeweils aktuelle Datum zum Zeitpunkt des Auslösens. Abschließend kannst du eine Slack-Benachrichtigung an die Projektmanager/-innen senden, um sie darüber zu informieren, dass das Projekt bald startet.

[Video – Automatisierung ausführen, um ein Projekt zu starten]

Mithilfe dieser Automatisierung können Projektmanager/-innen ein Projekt mit nur einem Klick abschließen.

Füge zunächst eine Kontrollkästchen-Eigenschaft zu deiner Projektdatenbank hinzu und nenne sie beispielsweise Abschluss. Erstelle als Nächstes eine Automatisierung, bei welcher der Auslöser eine Aktualisierung der Eigenschaft „Abschluss“ ist.

Wenn du das Kontrollkästchen aktivierst, kannst du den Status aller zugehörigen Aufgaben zu „Abgeschlossen“ ändern, den Slack-Kanal deines Teams benachrichtigen und das Abschlussdatum auf Heute aktualisieren.

[Video – Kontrollkästchen aktivieren, um ein Projekt abzuschließen]

Es gibt unzählige Möglichkeiten, mit Datenbankautomatisierungen effiziente Workflows in deinem gesamten Workspace zu erstellen.

Weitere Anregungen gefällig?

Hier findest du Vorschläge für den Einsatz von Datenbankautomatisierungen in deinem Privat- und Berufsleben – mit nützlichen Vorlagen für den Einstieg.

• Füge Abschlusstermine zu deiner Vertriebspipeline hinzu: Wenn du ein Geschäft als Abgeschlossen in deiner Vertriebspipeline markierst, kann die Eigenschaft Abschlussdatum automatisch auf „Heute“ festgelegt und eine Benachrichtigung an deinen #saleswins-Slack-Kanal gesendet werden.

• Weise Personalverantwortliche zum Gespräch mit neuen Kandidat/-innen zu: Eine Automatisierung markiert im Bewerbungs-Tracker deines Unternehmens die Leitung des Entwicklungsteams als Personalverantwortliche/-n, sobald du eine neue Kandidatin oder einen Kandidaten für das Entwicklungsteam hinzufügst. Du kannst ähnliche Automatisierungen für andere Teams erstellen.

• Markiere Kurse, für die du derzeit eingeschrieben bist: Wenn du der Kursdatenbank in deinem Aufgaben-Tracker einen neuen Kurs hinzufügst, wird die Eigenschaft Aktuell eingeschrieben automatisch abgehakt.

• Lass dich daran erinnern, Steuerzahlungen einzuplanen: Immer wenn du einen neuen Eintrag mit dem Tag Selbstständige Tätigkeit, Nebenbeschäftigung (oder eine andere Kategorie deiner Wahl) in deine Datenbank für persönliche Finanzen aufnimmst, erhältst du eine Slack-Benachrichtigung, die dich daran erinnert, Geld für Steuern beiseite zu legen.

• Markiere Start- und Enddaten auf deiner Leseliste: Gib Start- und Enddaten für alle Bücher ein, die du liest und organisiere sie in deiner Leseliste.