Formulare

Formulare machen es einfach, Informationen von anderen zu erfassen, auch wenn diese Personen nicht Teil deines Notion Workspace sind oder Notion überhaupt nicht nutzen. Mitglieder aller Notion-Pläne können Formulare erstellen und verwenden.

Formulare sind mit Datenbanken verknüpft, sodass jede Frage in deinem Formular mit einer Eigenschaft in deiner Datenbank verknüpft ist. Auf diese Weise wird dein Formular direkt neben den Antworten angezeigt und du kannst die gesammelten Informationen auf die gleiche Weise verwenden, wie du auch die Informationen in jeder anderen Art von Datenbank verwendest.

So erstellst du ein neues Formular:

1. Gib auf einer Seite den Slash-Befehl /Formular ein.

2. Wähle im angezeigten Menü Formular aus.

Wenn du dein neues Formular erstellst, wird automatisch eine Eigenschaft Befragte Person erstellt, um die Namen der von dir befragten Personen zu erfassen. Du kannst den befragten Personen auch erlauben, anonym zu bleiben, indem du deine Einstellungen für die Formularfreigabe → aufrufst.

Wenn du bereits eine Datenbank hast, in der du Informationen von verschiedenen Personen sammelst, dann kannst du ganz einfach ein Formular zu dieser Datenbank hinzufügen! So erstellst du ein Formular aus einer bestehenden Datenbank:

1. Wähle in einer Datenbank + neben deinen vorhandenen Ansichten. Je nach Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben deiner aktuellen Ansicht öffnen und Ansicht hinzufügen auswählen.

2. Wähle im angezeigten Menü Formular aus.

3. Wähle Erstelle {#} Fragen, um fortzufahren.

Erstelle eine Eigenschaft Erstellt von in deiner Datenbank, wenn du die Namen der befragten Personen erfassen möchtest. Du kannst den befragten Personen auch erlauben, anonym zu bleiben, indem du deine Einstellungen für die Formularfreigabe → aufrufst.

Sobald du ein Formular erstellt hast, wirst du zum Formular-Editor weitergeleitet, der wie folgt aussieht.

Mit dem Formular-Editor kannst du entscheiden, wie dein Formular aussehen und wie es funktionieren soll, wenn du es anderen zum Ausfüllen zur Verfügung stellst. So kannst du dein Formular individuell anpassen:

1. Gib deinem Formular einen Titel und optional eine Beschreibung.

2. Bewege den Mauszeiger über den Titel des Formulars, um ein Formular-Icon oder ein Formular-Cover hinzuzufügen.

3. Klicke auf die Fragen in deinem Formular, um diese zu bearbeiten. Standardmäßig werden alle Änderungen, die du im Formular vornimmst, mit den Namen deiner Datenbankeigenschaften synchronisiert. Wenn du zum Beispiel eine neue Frage erstellst, die lautet: „Welche Uhrzeit bevorzugst du?“, dann wird in deiner Datenbank eine neue Eigenschaft mit demselben Namen erstellt. Wenn du eine Formularfrage von „Lieblingsfarbe“ in „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ änderst, dann wird die Datenbankeigenschaft „Lieblingsfarbe“ in „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ umbenannt.

4. Um deinem Formular weitere Fragen hinzuzufügen, wähle + unter der letzten Frage aus.

5. Bewege den Mauszeiger über jede Frage in deiner Datenbank und wähle •••. Von hier aus kannst du:

   • Die Frage als Erforderlich festlegen. Das bedeutet, dass die befragten Personen diese Frage beantworten müssen, um das Formular absenden zu können.

   • Deiner Frage eine Beschreibung hinzufügen, damit andere besser verstehen können, worum es geht.

   • Bei Fragen zu Eigenschaften eine Lange Antwort zulassen.

   • Ändere den Fragetyp, der dem Eigenschaftstyp entspricht. Dies könnte etwa ein Fragetyp oder eine Eigenschaft mit Mehrfachauswahl sein, wenn du eine Ja- oder Nein-Frage stellen möchtest. Es könnte ein Fragetyp oder eine Eigenschaft mit Datum sein, wenn du nach der Verfügbarkeit oder nach dem Geburtstag einer Person fragen möchtest.

   • Deaktiviere Mit Eigenschaftsname synchronisieren, wenn deine Formularfragen anders aussehen sollen als die Namen deiner Datenbankeigenschaften. Wenn du in deinem Formular zum Beispiel die Frage „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ stellen möchtest, aber die Antworten in einer Eigenschaft mit einem einfacheren Namen wie „Lieblingsfarbe“ gesammelt werden sollen.

   • Frage duplizieren oder Frage löschen.

6. Wähle ••• oben bei der Formularerstellung aus → Formular individuell anpassen. Hier kannst du das Erscheinungsbild für deine Befragten anpassen, z. B. die Farbe und den Text des Absende-Buttons sowie den Bestätigungstext und das Bestätigungsfeld.

7. Wenn du mit dem Einrichten deines Formulars fertig bist, wähle oben Vorschau, um zu sehen, wie dein Formular aussehen wird, wenn du es mit anderen teilst.

So kannst du dein Formular teilen:

1. Wähle Formular teilen oben im Formular-Editor aus.

2. Wähle Wer kann ausfüllen und wähle eine der folgenden Optionen aus:

   • Alle Personen in {deinem Workspace} mit Link, d. h. alle Mitglieder des Workspace können das Formular ausfüllen, wenn sie den Link haben. Gäste können das Formular nur ausfüllen, wenn sie Zugang zu der Datenbank erhalten haben, mit der das Formular verbunden ist.

   • Alle im Web mit Link, was bedeutet, dass Personen, die nicht Teil deines Notion-Workspace sind, und Personen, die Notion nicht nutzen, das Formular ausfüllen können, wenn sie den Link haben.

   • Kein Zugriff kannst du auswählen, wenn du dein Formular schließen und keine neuen Antworten mehr annehmen möchtest.

3. Wenn du dich dafür entschieden hast, dein Formular mit allen im Web zu teilen, die den Link haben, und du einen kostenpflichtigen Notion-Plan hast, kannst du das Notion-Branding aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, ob das Notion-Logo in deinem Formular angezeigt werden soll oder nicht.

4. Schalte die Option Anonyme Antworten ein oder aus, je nachdem, ob du möchtest, dass der Name des Befragten beim Ausfüllen des Formulars aufgezeichnet wird. Die Antworten auf Formulare, die für Alle im Internet mit einem Link verfügbar sind, werden automatisch anonymisiert.

   • In vollkommen neu erstellten Formularen werden diese Informationen in der Eigenschaft Befragte Person erfasst, die automatisch in deiner Datenbank erstellt wird.

   • In Formularen, die aus einer bestehenden Datenbank erstellt wurden, kannst du in der Datenbank eine Eigenschaft Erstellt von erstellen, um diese Informationen zu erfassen.

5. Kopiere den Link zum Formular oben im Menü und schon kannst du es teilen.

Du kannst ein Formular auf deinem Desktop oder Mobilgerät ausfüllen, solange du über den Formularlink und die erforderlichen Berechtigungen verfügst. Bitte beachte, dass einige Formulare nur ausgefüllt werden können, wenn du in dem Notion-Workspace angemeldet bist, in dem das Formular erstellt wurde.

Um eine Kopie deiner Formularantworten zu erhalten, musst du dich in deinem Notion-Konto anmelden oder ein neues erstellen. Du kannst deine Formularantworten nur bearbeiten, wenn du über die Berechtigung Kann Inhalt bearbeiten für die Datenbank verfügst oder über die Berechtigung Kann bearbeiten für die Datenbankseite, auf der deine Antworten gespeichert sind.

Formularantworten werden standardmäßig in einer Tabellenansicht deiner Datenbank mit dem Namen Antworten gespeichert. Du siehst deine Formularfragen als Datenbankeigenschaften.

Du kannst Automatisierungen für dein Formular erstellen, sodass bestimmte Aktionen ausgeführt werden, wenn du eine neue Antwort erhältst oder wenn eine Frage auf eine bestimmte Art und Weise beantwortet wird. Du kannst der befragten Person Status-Updates senden, ihr Benachrichtigungen in Slack senden und vieles mehr.

Zum Deaktivieren gehst du wie folgt vor:

1. Öffne deinen Formular-Editor.

2. Wähle oben ••• → Automatisierungen.

3. Füge einen oder mehrere Auslöser für die Automatisierung hinzu.

4. Füge eine oder mehrere Aktionen für die Automatisierung hinzu.

Mehr über Automatisierungen erfährst du hier →

Wenn du unangemessene Inhalte in einem Formular melden möchtest, schreibe eine E-Mail an team@makenotion.com mit einem Link zu dem Formular, das du melden möchtest. Wenn es möglich ist, füge Informationen darüber hinzu, warum du das Formular meldest.