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Workspaces erstellen und verwalten

Zwischen Konten umschalten
In diesem Artikel

Lernst du Notion gerade erst kennen, solltest du zunächst nur einen Workspace verwenden, um es dir möglichst einfach zu machen. Im weiteren Verlauf und bei der Arbeit mit mehreren Gruppen kannst du deine Inhalte dann auf mehrere Workspaces aufteilen.🏘

Zu den FAQs

Standardmäßig werden in deiner Workspace-Auswahl alle mit deiner E-Mail-Adresse verknüpften Workspaces aufgeführt. So erstellst du einen neuen Workspace:

  1. Öffne die Workspace-Auswahl oben links im Notion-Fenster.

  2. Wähle aus, mit welchem E-Mail-Konto du den neuen Workspace verknüpfen möchtest und klicke dann rechts neben der entsprechenden E-Mail-Adresse auf  •••.

  3. Klicke auf Workspace erstellen oder beitreten.

  4. Wenn du deine berufliche E-Mail-Adresse verwendest, wird dir unter Umständen eine Liste mit allen Workspaces angezeigt, denen du automatisch beitreten kannst. Weitere Informationen dazu findest du weiter unten.

  5. Wenn du einen ganz neuen Workspace erstellen möchtest, gehe in der Workspace-Liste ganz nach unten und klicke auf  Workspace erstellen.

  6. Befolge dann die Anleitung, um deinen neuen Workspace einzurichten.

Tipp: Wenn du mehrere Workspaces nutzt, kannst du alles sauber voneinander trennen. So kannst du beispielsweise einen Workspace für private Dinge, einen für Protokolle und einen für Aufträge verwenden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einem bereits vorhandenen Workspace beizutreten:

  • Du wirst vom Admin des Workspaces als Mitglied hinzugefügt und erhältst eine E-Mail mit einem Link, über den du dem Workspace beitreten kannst. Du wirst aufgefordert, dich mit deiner E-Mail-Adresse anzumelden und wirst als bezahltes Mitglied in den Workspace aufgenommen.

  • Wenn für deine E-Mail-Domain (z. B. name@domain.de) die Auto-join-Funktion aktiviert ist, kannst du den Workspace erstellen oder beitreten-Button in der Workspace-Auswahl anklicken. Dann erscheint eine Liste mit allen Workspaces, denen du beitreten kannst. 

Hinweis: Wenn Notion mit einer privaten E-Mail-Adresse wie gmail.com, outlook.com oder der Domain einer Bildungseinrichtung wie nyu.edu verwendet wird, ist die automatische Aufnahme in andere Workspaces deaktiviert.

Willst du einem Workspace mit einer anderen E-Mail-Adresse beitreten, klickst du dazu in der Workspace-Auswahl einfach auf Weiteres Konto hinzufügen.

Im Arbeitsalltag muss du möglicherweise immer wieder zwischen verschiedenen Workspaces wechseln. Klicke einfach den Namen deines aktuellen Workspaces an und wähle aus dem Dropdown-Menü den Workspace aus, zu dem du wechseln möchtest. Fertig!

Du kannst auch über die Workspace-Auswahl auf die Einstellungen zugreifen.

Tipp: Auf dem Desktop kannst du das Tastaturkürzel Strg + Shift + # verwenden, um den Workspace zu wechseln, wobei # der Platzierung des jeweiligen Workspace im Dropdown-Menü für den Wechsel des Workspace entspricht.

Die Tastenkombinationen werden aber auch im Menü neben den Namen der einzelnen Workspaces angezeigt.

Wenn du einen Workspace verlässt:

  • Verlierst du den Zugriff auf den gesamten darin enthaltenen Inhalt. Möglicherweise möchtest du alle Daten exportieren, die du nach dem Verlassen des Workspace behalten möchtest.

  • Der Workspace wird aus deiner Workspace-Auswahl entfernt.

  • Du kannst den Admin bitten, dich wieder zum Workspace hinzuzufügen, wenn du wieder darauf zugreifen möchtest.

Um einen Workspace zu verlassen:

  1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

  2. Wähle Einstellungen.

  3. Scrolle bis zu Achtung, Gefahrenzone! und wähle Workspace verlassen.

Wenn ein Workspace gelöscht wurde:

  • Ist diese Aktion dauerhaft.

  • Wird der Inhalt darin gelöscht. Kannst du nicht mehr auf deinen Inhalt zugreifen — auch nicht auf deine privaten Seiten. Möglicherweise möchtest du alle Daten exportieren, die du nach dem Verlassen des Workspace behalten möchtest.

  • Der gelöschte Workspace wird für alle Benutzer gelöscht. Das heißt, alle Benutzer, die Teil des Workspace waren, bevor dieser gelöscht wurde, haben keinen Zugriff mehr auf den Workspace oder Inhalte in diesem Workspace.

  • Du wirst zu einem anderen Workspace weitergeleitet, in dem du Mitglied bist, oder zur Anmeldeseite von Notion, wenn du kein Mitglied eines anderen Workspace bist.

Um einen Workspace zu löschen:

  1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

  2. Wähle Einstellungen.

  3. Scrolle herunter bis zu Achtung, Gefahrenzone! und wähle Gesamten Workspace löschen. Du wirst aufgefordert, den Namen deines Workspace einzugeben, um zu bestätigen dass du fortfahren möchtest.

Standardmäßig werden in deiner Workspace-Auswahl alle mit deiner E-Mail-Adresse verknüpften Workspaces aufgeführt. Vielleicht willst du für private Workspaces aber lieber deine persönliche E-Mail-Adresse nutzen und für Team-Workspaces deine berufliche.

Damit du all deine Workspaces im Blick behalten kannst, unterstützt Notion die parallele Anmeldung mit mehreren Konten.

  1. Um Workspaces aus einem anderen Notion-Konto hinzuzufügen, öffne in Notion oben links die Workspace-Auswahl und klicke auf Weiteres Konto hinzufügen.

  2. Befolge die Hinweise, um dich in deinem anderen Konto anzumelden, und schon wirst du zu diesem Workspace geleitet. In diesem Schritt kannst du auch ein neues Konto erstellen.

  3. Wenn du das nächste Mal die Workspace-Auswahl öffnest, wird dir im Dropdown-Menü das neue Konto mit allen verknüpften Workspaces angezeigt.

Tipp: Fügst du der Workspace-Auswahl mehrere Konten hinzu, musst du dich nicht mehr ausloggen, um dich in einem anderen Konto anzumelden. So kannst du alles sauber voneinander trennen und zugleich dafür sorgen, dass nur du mit deinen anderen Konten und Geräten auf deine Inhalte zugreifen kannst.

Du kannst dich entweder aus einem bestimmten Konto oder aber aus allen Konten auf einmal abmelden.

  1. Öffne die Workspace-Auswahl oben links im Notion-Fenster.

  2. Um dich nur aus einem Konto abzumelden und in den anderen angemeldet zu bleiben, klicke auf ••• rechts neben dem Konto, aus dem du dich abmelden möchtest. Klicke anschließend auf Abmelden.

  3. Um dich von allen Konten auf einmal abzumelden, klicke ganz unten in deinem Workspace-Umschalter auf den Button Alle abmelden.

Hinweis: Anmeldetoken verfallen nach 90 Tagen. Wirst du aufgrund abgelaufener Token aus deinen Konten abgemeldet, musst du alle weiteren Konten über Weiteres Konto hinzufügen in der Workspace-Auswahl erneut hinzufügen.


FAQs

Wie übertrage ich alle Notion-Inhalte in einen anderen Workspace?

Hinweis: Verschobene Inhalte werden in den neuen Workspace dupliziert. Dabei kann es gelegentlich zu Fehlern kommen. Weitere Informationen findest du hier.

Um deine Inhalte von einem Workspace in einen anderen zu verschieben, der mit demselben Konto verbunden ist, klicke auf ••• neben jeder der Top-Level-Seiten in deiner Seitenleiste (alternativ: Rechtsklick) und wähle dann Verschieben nach. Unten im Verschiebemenü findest du ein Dropdown-Menü, mit dem du einen anderen Workspace auswählen kannst.

Wenn du Seiten der obersten Hierarchieebene verschiebst, werden auch alle Unterseiten verschoben. Diese erscheinen dann unter Privat, können aber an jeden beliebigen Ort bewegt werden.

Ich habe „Workspace beitreten oder erstellen“ angeklickt, kann aber nur einen Workspace erstellen. Wie trete ich einem Workspace bei?

Über den Button Workspace beitreten oder erstellen kann man nur dann einem Workspace beitreten, wenn für diesen die Einstellung Zulässige E-Mail-Domains aktiviert ist. So können Personen dem Workspace mit deiner E-Mail-Domain automatisch beitreten.

Andernfalls bitte einen Admin, dir eine Einladung zu schicken.

Decken die kostenpflichtigen Pläne sämtliche Workspaces ab?

Unsere kostenpflichtigen Pläne beziehen sich immer nur auf einen Workspace und nicht auf das komplette Konto. Workspaces sind voneinander abgegrenzt, so dass man ihre Inhalte nicht miteinander verknüpfen kann.

Deshalb solltest du immer möglichst wenige Workspaces verwenden und für organisatorische Zwecke stattdessen die Hauptseiten in der Seitenleiste nutzen.

Wie schalte ich zwischen Workspaces um, die zu verschiedenen E-Mail-Adressen gehören?

Um Workspaces von einer anderen E-Mail-Adresse hinzuzufügen, öffne in Notion oben links die Workspace-Auswahl, klicke auf Weiteres Konto hinzufügen und befolge zur Anmeldung in deinem anderen Konto dann die angegebenen Schritte.

In wie vielen Konten kann ich gleichzeitig angemeldet sein?

Derzeit gibt es dafür keine Obergrenze. Wenn du allerdings in mehr als zehn Konten gleichzeitig angemeldet ist, kann dies die Rechenleistung beeinträchtigen.

Ich habe mich an einem öffentlich zugänglichen PC nicht abgemeldet bzw. mein Gerät wurde entwendet.

Wir bitten die entstandenen Umstände zu entschuldigen 😓 Wenn du noch angemeldet bist und Zugriff auf dein Gerät hast, gehe auf EinstellungenMein KontoVon allen Geräten abmelden.

Wenn du deinen Kontozugriff verloren hast, schicke bitte eine kurze Nachricht an team@makenotion.com oder klicke auf das Notion-KI-Icon unten rechts in der App. Wir melden dich dann aus deinem Benutzerkonto ab.

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