So sorgt das Produktteam von Notion für Kontext und Klarheit bei der der Arbeit – mit einer Vorlage, die auch du verwenden kannst

Kommunikation und Organisation sind das Fundament eines erfolgreichen Produktteams. Doch die meisten Teams haben Schwierigkeiten, bei komplexen, funktionsübergreifenden Initiativen alle Beteiligten aufeinander abzustimmen.

Aus diesem Grund hat Matt Piccolella, Product Lead bei Notion (zuvor Product Lead bei Lyft), für sein Team ein OS entwickelt, mit dem sich institutionelles Wissen organisieren, sich Arbeit nachverfolgen und sich veranschaulichen lässt, was das Produktteam gerade entwickelt (und warum es das tut).

In diesem Beitrag gehen wir ausführlich auf die OS-Vorlage von Matt und ihre einzelnen Komponenten ein und zeigen dir, wie du sie für dein Team nutzen kannst.

Matt und sein Team verwenden eine Reihe von miteinander verbundenen Datenbanken, u. a. für die Produkt-Roadmap sowie für Aufgaben, OKRs und Dokumente.

Hier kannst du Matts Vorlage für Produktteams duplizieren. →

Jede Datenbank enthält relevante Informationen, die zusätzlichen Kontext bieten. Die Aufgaben-Datenbank enthält beispielsweise Optionen zum Festlegen von Zuständigkeiten und Zeitleisten, während in der Meeting-Datenbank die Meeting-Verantwortlichen und -Typen angegeben sind.

„Das volle Potenzial dieser Datenbanken lässt sich ausschöpfen, wenn man sie zusammen verwendet“, so Matt. „Wenn dein Team sich ohne großen Aufwand einen Überblick verschaffen und erkennen kann, wie etwa Dokumente mit den Projekten oder den Aufgaben in Zusammenhang stehen, die zu einem Ziel führen, verknüpft es die Arbeit der einzelnen Teammitglieder mit den übergeordneten Zielen des Teams.“

Hier ein Beispiel: Das Produktteam arbeitet an einem Projekt zur Entwicklung einer neuen Funktion. Das Projekt befindet sich in der Roadmap-Datenbank und ist mit all diesen anderen Datenbanken verbunden. Du kannst auf einen Blick die entsprechenden OKRs erfassen, an denen es ausgerichtet ist, sowie potenzielle Hürden. Außerdem kannst du die PRDs, Entscheidungsprotokolle und Design-Dokumente einsehen. Du kannst sogar die spezifischen Aufgaben anzeigen, die im Rahmen des Projekts anfallen.

Hier kannst du Matts Vorlage für Produktteams duplizieren. →

All dies befindet sich zentral an einer Stelle, an der alles zusammenläuft, um die Umsetzung des Projekts zu ermöglichen.

Über dieses vernetzte System behält das Notion-Produktteam den Überblick darüber, welche Projekte in Arbeit sind (Roadmap), warum diese Projekte grünes Licht bekommen haben (Dokumente) und wie die Umsetzung voranschreitet (Ziele). Mit einer engmaschigen Feedback-Schleife zwischen den größeren Projekten deines Teams mit individuellen, alltäglichen Aufgabenbereichen und Dokumenten lässt sich sicherstellen, dass nichts auf der Strecke bleibt.

Fasse die wichtigsten Informationen deines Teams auf einer zentralen Seite zusammen, auf die funktionsübergreifende Partner/-innen zugreifen können,

ähnlich wie bei einer Team-Website. Auf dieser Seite können andere Teams sich über die Ziele deines Teams informieren und erfahren, woran ihr gerade arbeitet, wichtige Dokumente lesen oder die richtigen Ansprechpartner/-innen zur Beantwortung etwaiger Fragen finden.

Die Startseite umfasst die wichtigsten grundlegenden Informationen für dein Team. Matt präsentiert dort an erster Stelle die Mission und Vision des Produktteams. Außerdem führt er die Teammitglieder und ihre Rollen auf, um zu veranschaulichen, wofür sein Team verantwortlich ist (und wofür nicht). Du kannst auch zusätzlichen Kontext bereitstellen, indem du Links einfügst, die für dein Team besonders wichtig sind. Das können beispielsweise Links zu Strategiedokumenten, Jahresplänen oder Dashboards sein.

„Ein großer Teil der Arbeit von Produktmanager/-innen besteht darin, zwei wesentliche Fragen zu beantworten“, erklärt Matt. „Was tun wir und warum tun wir es?“ Die Homepage deines Teams bietet die Möglichkeit, diese Fragen an einer zentralen Stelle zu beantworten, sodass du nicht ständig Zusammenhänge erläutern musst.“

Matt hat unten auf der Startseite zudem noch die Slack-Kanäle und E-Mail-Adressen des Teams angegeben, damit alle wissen, wo und wie sie Kontakt aufnehmen können.

Wenn Teams ein zentrales Tool für Wissen, Projekte und Dokumente verwenden, sind die Teammitglieder besser aufeinander abgestimmt. Es sind weniger Umgebungswechsel erforderlich und die Teammitglieder können effizienter arbeiten. Das ist der Zweck eines vernetzten Workspace: Er bringt alle Aspekte der Arbeit zusammen.

Mit Matts Vorlage wird genau dies ermöglicht. Sie sorgt sowohl für das Team als auch für den Rest des Unternehmens für Klarheit und Orientierung.

Um Matts Produktteam-Vorlage auszuprobieren, dupliziere sie zunächst hier.