Fördere eine dokumentenorientierte Kultur mit einem professionellen, datenbankgestützten Team-Wiki

Eine klare, genaue Dokumentation ist das Rückgrat erfolgreicher Teams. Wenn zuverlässige Informationen leicht verfügbar sind, können Teammitglieder ihrer Arbeit nachgehen, anstatt nach Informationen zu suchen.

Hier ist ein Dokumentationsverfahren gefragt, bei dem alle Beteiligten die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden können. Und wenn deine Teammitglieder ein Dokument öffnen, müssen sie sicher sein, dass es korrekt ist.

Bei Hunderten von Dokumenten, die im Umlauf sind, kann es schwierig sein, alles aktuell und vertrauenswürdig zu halten. Man verschwendet Zeit mit Überlegungen, ob die Projektübersicht alle wichtigen Informationen aus dem letzten Gespräch mit Kund/-innen enthält oder ob die Markenrichtlinien und Onboarding-Prozesse noch auf dem neuesten Stand sind.

Dazu kommt, dass oft gar nicht klar ist, wer bestimmte Fragen beantworten könnte. Die Teammitglieder kontaktieren dann die falsche Person oder stellen ihre Fragen einfach in einer Slack-Gruppe.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, warum Notion der ideale Ort ist, um ein überzeugendes Team-Wiki aufzubauen, das die zentrale Quelle für relevante Informationen darstellt.

In einem Wiki lassen sich Unternehmens- oder Teaminformationen optimal organisieren. Alles ist in Seiten und Spalten gegliedert, was die Navigation erleichtert und ästhetisch ansprechend ist.
Mit Vorlagen wie dem Produkt-Wiki, dem Engineering-Wiki und anderen Optionen aus der Vorlagengalerie kannst du schnell ein eigenes Wiki erstellen. Du kannst dein Team-Wiki aber auch von Grund auf neu erstellen, indem du eine Hauptseite in deinen Teamspace einfügst und dann relevante Unterseiten darin einbettest.

Ein Team-Wiki kann standardisierte Betriebsabläufe (Onboarding, Projektplanung usw.), Leitfäden und Schulungsmaterialien, wichtige Informationen über Zusatzleistungen und Urlaubsregelungen, Markenrichtlinien und vieles mehr enthalten. Die Mitglieder können eigenständig darauf zugreifen.

Willst du dein Wiki optimieren, klicke oben rechts auf der Seite auf … und wähle In Wiki umwandeln.

Auf diese Weise bleibt das Layout deines Wikis erhalten und du kannst wertvolle Funktionen wie die Kategorisierung und Organisation von Seiten, das Hinzufügen von Eigenschaften, die Verifizierung von Dokumenten, die Erstellung verschiedener Ansichten und Layouts und vieles mehr nutzen.

Das Wiki verfügt über vier Standardeigenschaften: Besitzer/-in (Eigenschaft „Person“), Datum der letzten Bearbeitung, Tags (Mehrfachauswahl) und die Eigenschaft „Verifizierung“, die es nur bei Wikis gibt. Du kannst deinem Team-Wiki beliebige zusätzliche Eigenschaften hinzufügen, die dein Team nützlich finden könnte, z. B. Erstellungsdatum oder Status.

Mit der Verifizierung kannst du Dokumente im Wiki mit einem Ablaufdatum versehen. Sobald dieses Datum erreicht ist, erhältst du eine Benachrichtigung, dass das Dokument erneut verifiziert werden muss. Anschließend kannst du alle erforderlichen Änderungen oder Aktualisierungen vornehmen und die Verifizierung des Dokuments erneuern. Du kannst Dokumente auch als unbegrenzt verifiziert kennzeichnen, sodass sie nie ablaufen. Das kannst du bei Bedarf später jederzeit ändern.

Wenn deine Teammitglieder ein Dokument sehen und die Eigenschaft „Verifiziert“ eingetragen ist, weckt das Vertrauen. Nur Besitzer/-innen von bestimmten Seiten im Wiki können diese verifizieren. Wenn Teammitglieder den Verifizierungsstempel sehen, wissen sie, dass der Inhalt überprüft wurde, und müssen nicht herumfragen, um sich zu vergewissern.

Die Verifizierungseigenschaften werden automatisch zu deinem Wiki hinzugefügt. Die Teammitglieder können dann das Datum festlegen, bis zu dem das Dokument als verifiziert gelten soll oder „unbegrenzt“ auswählen.

Hier sind einige Beispiele dafür, welche Vorteile die Eigenschaft „Verifizierung“ bietet:

• Signalisieren, dass Dokumente vollständig und aktuell sind – Wenn Teammitglieder die Eigenschaft „Verifiziert“ sehen, können sie darauf vertrauen, dass das Dokument, das sie gerade betrachten, geprüft und bis auf Weiteres als wahr und vollständig gekennzeichnet wurde.

• Eine Erinnerung erhalten, wenn es Zeit ist, Wiki-Inhalte zu überprüfen oder zu aktualisieren – Oft merkt man erst dann, dass ein Dokument veraltet ist, wenn jemand anderes es anspricht. Mithilfe der Verifizierung bleibst du auf dem Laufenden und erhältst eine Erinnerung, wenn es an der Zeit ist, deine Daten zu aktualisieren.

• Teamziele regelmäßig tracken und erneuern – In deinem Wiki kannst du eine Seite für vierteljährliche Ziele anlegen und diese Seite bis zum Ende des laufenden Quartals verifizieren. Bei der Prüfung des Dokuments kannst du die Fortschritte analysieren und neue Ziele für das kommende Quartal festlegen.

• Allgemeingültige Dokumente erstellen, die sich nicht ändern werden – Dokumente wie die Unternehmenswerte und das Leitbild des Unternehmens werden wahrscheinlich über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Diese kannst du als unbegrenzt verifiziert markieren, so dass du keine Benachrichtigung erhältst, um sie zu ändern.

Wenn du Wiki-Inhalte überprüfst, kannst du dir eine bestimmte Untergruppe von Informationen ansehen, z. B. alles, was mit dem Onboarding oder mit Schulungsmaterialien zu tun hat.

Du kannst die Informationen nach bestimmten Eigenschaften filtern, Informationen gezielt sortieren und mehrere Ansichten mit unterschiedlichen Layouts erstellen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du deine Wiki-Inhalte filtern, sortieren und organisieren kannst:

• Verifizierte Dokumente prüfen, die bald ablaufen – Sortiere dein Wiki nach dem Ablaufdatum der Verifizierung, damit du die Dokumente ansehen kannst, die demnächst zur Überprüfung anstehen.

• Nicht verifizierte Dokumente in einer einfachen Listenansicht prüfen – Erstelle eine gefilterte Ansicht aller Dokumente, bei denen die Verifizierung entweder abgelaufen ist oder nicht angegeben wurde. Dann kannst du diese Dokumente einsehen und die notwendigen Informationen ausfüllen.

• Alles aktualisieren, was mit einem bestimmten Thema zu tun hat – Wenn dein Unternehmen beispielsweise gerade eine Änderung der Markenrichtlinien vorgenommen hat, kannst du dein Wiki gezielt nach Inhalten filtern, die mit dem Thema Markenbildung zu tun haben. Diese Dokumente kannst du dann überprüfen und ggf. aktualisieren.

• Die Relevanz älterer Wiki-Inhalte auf Aktualität prüfen – Du kannst deine Datenbank nach dem Erstellungsdatum (aufsteigend) oder dem Datum der letzten Bearbeitung (aufsteigend) sortieren und alte oder nicht häufig bearbeitete Dokumente überprüfen, um zu sehen, was aktualisiert werden muss.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Wiki-Funktion zu nutzen. Im Grunde kannst du jede Seite mit Unterseiten in eine Datenbank verwandeln. So kannst du Eigenschaften zu diesen Seiten hinzufügen.

Weitere Möglichkeiten:

• Ein unternehmensweites Wiki erstellen – Das Wiki deines Unternehmens kann unter anderem Informationen über Zusatzleistungen, Urlaube, Organigramme oder Unternehmensziele enthalten.

• Ein Hilfe-Center-Wiki erstellen – Du kannst ein öffentliches Hilfe-Center einrichten, in dem Kund/-innen Anleitungen, Tutorials, Preislisten und FAQs finden. Das kann die Arbeitsbelastung des Support-Teams verringern und den Benutzer/-innen helfen, das Produkt oder die Dienstleistung optimal zu nutzen. Mehr zum Veröffentlichen von Seiten im Web findest du

  hier.

• Ein Wiki für technische Abläufe erstellen – Im Wiki des Engineering-Teams kannst du Dokumente zu den technischen Abläufen erstellen, z. B. zum Triage-Prozess, dem Design-System usw. Dank der Verifizierung wird das Team dazu ermutigt, diese Prozesse proaktiv auf dem neuesten Stand zu halten.

• Das Portal für Kund/-innen in ein Wiki umwandeln – Wenn deine Kund/-innen Zugang zu einem Portal in Notion haben, kannst du dieses in ein Wiki verwandeln. So ist es einfacher, verschiedene Informationen zu filtern und zu sortieren.