Die zeitversetzte Zusammenarbeit bei Pleo ermöglicht es den Menschen, aufmerksamer zu arbeiten
Pleo unterstützt Teams in ganz Europa dabei, ihre Ausgaben mit intelligenten Firmenkarten zu vereinfachen. Das Unternehmen nutzt Notion, um sich von Arbeitstraditionen wie synchronen Stand-ups und unmittelbaren Entscheidungen zu lösen, die für sie nicht zielführend sind. Das gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, innezuhalten, nachzudenken und überlegter zu arbeiten.
Luke Richardson
Director of Brand & Comms
Ruta Thottakara
Brand Marketing Lead
Individuelle Ansichten für jede Position
Pleo arbeitet mit einem breiten Netzwerk aus Angestellten, Freelancer/-innen und Dienstleister/-innen, um großartige Produkte zu erschaffen und zu wachsen. Eine Führungskraft muss andere Informationen einsehen können als Freelancer, die nur einige Stunden im Monat für das Unternehmen arbeiten.
Damit sich die Menschen auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig für sie ist, hat Pleo spezielle Board-Ansichten für alle Positionen eingerichtet. Standardmäßig können Angestellte nur die Aufgaben, Projekte und Informationen sehen, die für Ihre Rolle im Unternehmen wichtig sind.
Dank Notion können wir hier so feine Unterschiede machen wie noch nie. Was du siehst, hängt von deinem Arbeitsumfang und Arbeitsschwerpunkt ab.
Director of Brand & Comms
Mit standardisierten Vorlagen können Anfragen priorisiert werden
Das hauseigene Brand-Studio von Pleo bearbeitet Anfragen aus dem gesamten Unternehmen – Marketing, Customer Success, Sales Enablement – die Liste ist lang.
Alle Anfragen werden über eine Notion-Vorlage eingereicht und in ein Projekt-Board geleitet. Jede Woche prüft das Brand-Studio alle Anfragen, um Prioritäten zu setzen, Designer/-innen zuzuweisen und Fristen festzulegen. Alles wird im gemeinsamen Board gespeichert. So können alle Beteiligten und Kolleginnen und Kollegen den Status ihrer Aufgaben überprüfen.
Da jede Anfrage die gleichen Daten enthält, bekommen die Designer/-innen alle Infos, die sie benötigen. „Alle unsere Informationen – und alle Arten von Informationen – werden in Notion gespeichert“, erzählt Ruta. „Für Designer ist das ein Traum.“
Individuelle Startseiten für jedes Team
Um ihre Arbeit zu sammeln, hat jede Abteilung ein eigenes Wiki auf Notion. Manche Teams haben ein gefiltertes Mitarbeiter/-innen-Verzeichnis, während andere Meeting-Notizen und Arbeitsabläufe dokumentieren. Alle geben sich Mühe bei der Gestaltung und nutzen Emojis und Farben, um ihr digitales Zuhause einzurichten. Da Notion-Seiten vollständig anpassbar sind, können Teams exakt die Informationen zusammenstellen, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen.
Unsere Forschungsabteilung hat ihr Wiki mit Farbschemen dem Team angepasst. Dadurch lässt es sich viel einfacher navigieren. Jede Startseite hat dadurch einen ganz eigenen Charakter bekommen.
Brand Marketing Lead
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Es gab Zeiten, in denen Führungskräfte von Pleo 80 % ihrer Zeit in Meetings verbracht haben – um sich mit Teams anderer Länder, Arbeitsgruppen und Geschäftspartnern auszutauschen. Die Projekt-Diskussionen vor Ort führten oft zu spontanen Entscheidungen, ohne dass vorher nochmal darüber nachgedacht werden konnte.
Notion hat das Team darin unterstützt, auf zeitversetzte Arbeit umzusteigen und interaktive Projektdokumenten einzuführen. Für das Go-to-Market-Team von Pleo wurde eine Seite erstellt, auf der die Ziele und OKRs zusammengefasst und mit den einzelnen Initiativen verbunden werden.
Da nun alle Projektinformationen zugänglich sind, wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit, wie ihre Arbeit zu den größeren Unternehmenszielen beiträgt.
„Du kannst das Unternehmen sehen, während es aufgebaut wird“, erklärt Luke. „Egal in welcher Position du bist, du weißt, wie alles ineinandergreift. Das ist sehr spannend.“
