300人規模の組織にNotionを導入する方法
CXのデータサービスを提供している株式会社プレイドは、ナレッジのプラットフォームとしてNotionを利用しています。Notion上でのアクティブユーザー数は300人程度。全社導入を実現したことで、情報の散在を防げ、管理コストの削減も進められました。
梶原 成親
コーポレートITエンジニア
西山 将平
デザイナー
導入時、Notionの学習ページを作成
2021年7月にNotionを導入したプレイド。導入以前はチームによって情報管理ツールがバラバラのため、別チームの情報が必要になったら、各ツールから情報を拾い上げる必要がありました。しかし、チームメンバーだけが分かるディレクトリ構成のため、欲しい情報に辿り付けずじまい。そこで全社的にNotionを導入し、情報の統一性を図ることにしました。ユーザー数は300人程度。数人の社員から「使い方が分からない」という声が上がるかと予想されますが、答えはノー。「エンタープライズプランを契約したので、Notionの社員の方がオンライン上でオンボーディングを実施してくれました。それを録画し、カテゴリーごとに映像を分けて解説ページを作成。全社員が自主的に学べる環境を作りました」と梶原さん。
私たちはSaaSのサービスを提供する会社なので、同じSaaSであるNotionを最大限活用し、そこから何かしらの体験を得て欲しいと思っています。
コーポレートITエンジニア
最初から全てを理解しなくていい。まずは使ってみる
プレイドの社員がNotionを使えるようになった理由は他にもあります。プレイドには、自分たちが使うツールは自分たちで調べ・学ぶという組織カルチャーがあります。しかしプレイドのような組織カルチャーを持たない会社はどうすればいいのでしょうか。「最初から全部理解しなくても良いんです。まずはページを並べるだけでもいいと思ってます。個人的なおすすめはスラッシュを打つこと。スラッシュを打つとたくさんのブロックが出てきますよね。ここからブロックを作成し、片ひじ張らずにまずは試しに使ってみれば良いんです」と梶原さんはアドバイスをくれました。
さて、運用をはじめたプレイドが最初に作ったページは何だったのでしょうか。それはワークスペースの用途を簡略的に説明したページです。基本的な運用ルールと参照先がまとめられ、ここからプレイドのNotionはスタートしました。それから各チームのページが次々と誕生。その際、梶原さんはこう伝えました。「各チームのメンバーが使いやすいよう、型にはめずに自由に作成してください」と。
チームによる運用がスタート。情報の散在を防ぎ、運用コストを抑えたページを構築
各チームがNotionにページを作成し、チームによる運用がはじまりました。ここでデザインチームに運用課題が生まれました。デザイン関連のドキュメントや、共通リソースは集まっているものの、その分類の粒度やルールが不明確な状態で運用していたので、情報の追加と検索がしにくい状況になっていたのです。そこでデザイナーの西山さんが中心となってワークスペースのリニューアルを実施。まず行ったのが、データベース上にのみ情報を記録すること。これによりNotion上での情報の散在が防げました。また情報管理の手間を減らすため、3つのデータベースだけを作成。他ページでデータベースを作成する場合は、リンクドデータベースを使ってビューを変えて掲載。情報が更新・追加されると、リンク先の全データベースに反映されるように設計しました。
見せ方にも工夫しています。見出しや区切り線などを使って見やすくし、どのテーマの情報がどこにあるかが分かるようにしました。
デザイナー
将来的にはチームの枠を超えたデータベースを作成したい
これからNotionを使う人は、どうやってページを作ると良いのでしょうか。西山さんは2つのポイントを上げてくれました。まずは「やりたいこと、実現したいことを明確にする」ことです。やりたいことを明確にすれば、自ずとページの構成は決まります。2つ目のポイントは、テンプレートの利用。「豊富にあるテンプレートをカスタマイズすれば、ゼロから作る必要はなくなります」と西山さんは語ります。
今後、プレイドはNotionを使って組織をひとつにしていこうとしています。「データベースを通して全チームをひとつにしていきたいと思っています。例えば、全チームの議事録をひとつのデータベースに記録すれば、回遊が生まれ、隣のチームが何をしているかが把握できるようになります。チームの枠を飛び越えることで、コラボーレーションが起こり、新しいものが生まれるかもしれません」と梶原さん。情報をひとつにまとめることは、チームを結びつけるということです。Notionを使ってチームを束ね、組織を強化し、パフォーマンスを最大化させましょう。
