Dank Prozessoptimierung treibt Gerling Consulting die Digitalisierung in Deutschland mit voran
Das IT-Consulting Unternehmen Gerling Consulting unterstützt seine Kund/-innen dabei, riesige Aktenschränke zu digitalisieren. Mit Notion lebt Gerling was es predigt: Indem das Unternehmen auch die eigenen Prozesse standardisiert und verschlankt, minimalisiert es Aufwand und Kosten – und kann es wesentlich dynamischer auf den Markt reagieren.
Adrian Dobrowolski
Project Lead DMS
Eine zentrale Plattform für alle Projekte
Kundenkontakt spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg von Gerling Consulting. Lange Zeit hatten die verschiedenen Consultants und Teams ihre eigenen Tools und Herangehensweisen für die Verwaltung von Kundendaten. Dies führte dazu, dass bei allen Kund/-innen bei null angefangen werden musste. Mit Notion konnten standardisierte Kundenakten erstellt werden, die alle wichtigen Informationen umfassen - die verwendeten Produkte, Projektabläufe, die gesamte Architektur des Systems und alle weiteren relevanten Daten - und die dank praktischer Templates alle gleich aussehen. Links und Filter erlauben außerdem den schnellen Zugriff auf kundenbezogene Aufgaben oder Protokolle.
Es ist ein sehr großer Benefit, dass unsere Projektverwaltung mit Notion standardisiert und trotzdem optimal auf unsere Bedürfnisse abgestimmt ist.
Project Lead DMS
Ein schneller Zugriff auf die täglichen Aufgaben
Obwohl die standardisierte Übersicht der Kundendaten in Sachen Effizienz, Transparenz und smarter Digitalisierung einen Riesenschritt voraus bedeutete, ermöglichten die individuellen Gestaltungsoptionen noch vieles mehr. Alle Teammitglieder können sich ihr eigenes Dashboard bauen, wo sie ausschließlich die für sie relevanten Projekte und Aufgaben sehen. Außerdem ist die Tool-Akzeptanz größer, im Gegensatz zu anderen Anwendungen, die oft in Stein gemeißelt sind. Eine tägliche Arbeitsplattform also, die auf einen Blick zeigt, welche Tasks anstehen bzw. zugewiesen worden sind – ohne, dass man durch die vollständige Aufgabendatenbank navigieren muss.
Adrian: ‚‚Notion ist so selbsterklärend, dass jede/-r alles selbst konfigurieren kann, ohne sich großartig einarbeiten zu müssen. Das ist ein Riesenvorteil für uns.“
Dieser zielgerichtete Zugriff wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der internen Prozesse aus, sondern überträgt sich selbstverständlich auch auf die Kund/-innen. Einwandfreie Prozesse bedeuten immerhin, dass die Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Erfolg der Kund/-innen vorantreiben.
Teamseiten für einen besseren Informationsaustausch
Ein ständiger interner Informationsaustausch ist erforderlich, um Kund/-innen bestmöglich beraten zu können. Die einzelnen Teammitglieder haben sich lange Zeit für eigene Tools wie zum Beispiel Evernote, Microsoft Teams oder einen Texteditor entschieden, was dazu führte, dass Informationen nicht optimal ausgetauscht wurden. In Notion hat jedes Team eine eigene Teamseite, wo alle wichtigen Informationen zentral zugänglich sind. Außer den täglichen Scrum Terminen, Meeting Notes und banalen Sachen wie der Mitarbeiterabend oder Urlaubsübergaben sehen hier alle womit die anderen Teammitglieder sich gerade beschäftigen.
Unsere Teamseite in Notion ermöglichen einen schnelleren Informationsaustausch, das Priorisieren von Aufgaben und die gemeinsame Unterstützung.
Project Lead DMS
Eine Antwort auf die Frage: Was macht Gerling aus?
Auch die Firmenkultur und die dazugehörenden Abläufe sind mit Notion in guten Händen. Ein separater Bereich wurde dem Organisationshandbuch gewidmet, das wichtige Themen wie die Unternehmungsentwicklung, den Abrechnungsprozess für die Kund/-innen, Qualitätsmanagement oder Kommunikationsleitfaden aufgreift. Alle Mitarbeitenden können dort schnell und übersichtlich Antworten auf prozessbezogene Fragen finden und sich, wie in allen anderen Bereichen auch, gegenseitig taggen.
Adrian: ‚‚Diese Funktion ist auch für neue Mitarbeiter sehr wesentlich, denn sie ermöglicht es uns, die Schulung zu verschlanken und zu vereinfachen.“
