Wie Foolproof isolierte Datenbestände zusammenführte und pro Jahr Arbeitszeit im Wert von 500.000 GBP einsparte
Foolproof, ein Zensar-Unternehmen, ist ein Unternehmen für digitale Produkte. Das Team führte Notion im Rahmen der Überarbeitung des Wissensmanagements ein, um Informationen, Ideen und Inhalte zu zentralisieren.
Phil Morton
Experience Design Director
Durchblick im Datendickicht
Foolproof ist ein weltweit tätiges Unternehmen für digitales Design aus Großbritannien. Während der Pandemie hat sich die Belegschaft von 100 auf 250 Angestellte mehr als verdoppelt. Gleichzeitig stellte Foolproof auf Telearbeit um. Die bisherigen Verfahren des Informationsaustauschs, wie das Vorbeischauen am benachbarten Schreibtisch, fielen dadurch weg. Und die Daten wurden in den diversen Tools wie E-Mail, Box, Confluence und Miro zunehmend voneinander isoliert.
Philip Morton, Direktor für Experience Design, übernahm die Überarbeitung des Wissensmanagements von Foolproof. Nachdem er verschiedene Alternativen miteinander verglichen hatte, entschied er sich für Notion. Dann begann er damit, ein unternehmensweites Wiki aufzubauen, Informationen zu bündeln und die isolierten Datenbestände zusammenzuführen.
Wenn man einen bestimmten Datensatz nicht finden konnte, fragte man jemanden auf Slack.
Experience Design Director
Schnelligkeit dank zugänglicher Daten
Bisher waren die Daten von Foolproof auf mehrere Programme und Dienste verteilt. Das erschwerte die Suche nach Prozessen und Verfahrenshinweisen. Dem Vertrieb war es nicht möglich, Arbeitsproben abzurufen. Auch war unklar, an wen man sich bei Problemen wenden sollte.
Notion überführte die Unternehmensdaten in spezielle Datenbanken, etwa zu Mitarbeitern, Kunden, Prozessen und bisherigen Tätigkeiten. Philip probierte es aus und stellte fest, dass es mit dem alten System durchschnittlich 26 Minuten dauerte, neun Datensätze zu finden. Und mit Notion? Gerade einmal fünf.
Foolproof ist in Sachen Wissensmanagement nun nicht mehr auf erfahrene Mitarbeiter wie Philip angewiesen. Kollegen, die ihn früher häufig um Rat fragten, können jetzt selbst Antworten finden. „Wenn man jeden Tag nur 20 Minuten einspart, ist das pro Monat ein ganzer Arbeitstag“, meint er. „So sparen wir insgesamt Arbeitszeit im Wert von 454.000 Pfund.“
Flexible Team-Startseiten zur Anpassung an die jeweiligen Anforderungen
Nachdem Philip ein unternehmensweites Wiki aufgebaut hatte, wandte er sich den einzelnen Teams zu. Mithilfe eines Onboarding-Prozesses (der in Notion bequem vorlagenbasiert erfolgt) migrierte er jede Abteilung in den Workspace von Foolproof, half den Teamleitenden beim Erstellen ihrer Team-Startseiten und übergab diese dann an sie.
Die Teams passten ihre Seiten an ihre jeweiligen Anforderungen und Funktionen im Unternehmen an. Beispielsweise verwendet das Führungsteam seine Seite, um Informationen unternehmensweit zu kommunizieren. Das Marketingteam wiederum speichert auf seiner Seite Markenrichtlinien für interne Teammitglieder.
Die Teamleitenden übernahmen ihre Seiten und passten sie an die Anforderungen ihrer Teams an.
Experience Design Director
Ein „Langzeitgedächtnis“ für Unternehmen, statt nicht dokumentiertes Wissen
Foolproof setzte bei der Überarbeitung des Wissensmanagements mit der Erstellung von Wikis an, entwickelte sich davon ausgehend dann aber schnell weiter. Mitarbeitende fingen an, Notion-Seiten als Projektzentrale zu nutzen, um Kontext zu erfassen, Aufgaben zu planen und mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Sie haben sogar eine Reihe von Vorlagen entwickelt, mit denen Kolleg/-innen mit nur einem Klick ihre eigenen Projekt-Startseiten einrichten können.
Zuvor arbeiteten die Teams neue Mitglieder im Rahmen persönlicher Besprechungen ein. Nun fungiert Notion als „Langzeitgedächtnis“ von Foolproof: Wenn neue Mitarbeitende zu einem Projekt hinzustoßen, können sie sich dort mit dem Kontext vertraut machen und in ihrem eigenen Tempo einarbeiten.
Der Umstieg des Unternehmens auf Notion hat darüber hinaus zu mehr Transparenz geführt. Wenn Mitarbeitende sich über ein andere Teams oder Projekte informieren möchten, können sie die jeweilige Startseite erkunden und mehr über die Arbeit erfahren. Dies hat den Mitarbeitenden geholfen, ihre Kolleg/-innen besser zu verstehen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
Die Überarbeitung des Wissensmanagements von Foolproof begann mit der Zusammenführung isolierter Datenbestände. Langfristig ging es jedoch eher darum, Brücken zu bauen. Das Unternehmen hat Notion genutzt, um Teams zusammenzubringen, Informationen auszutauschen und besser zusammenzuarbeiten.
