このページでは、このテンプレートを用いてGTDを始める方法について解説していきます。 基本的には、GTDに準拠していますが、一部カンバンの仕組みを取り入れるなどしています。

このテンプレートを用いたGTDの大まかな流れ

このテンプレートを用いたGTDの実施についてですが、GTDとは で説明した右の図の流れに沿って、行っていくことになります。

したがって、インボックスに登録したTODOが次に取るべき行動リストに移り、完了するまでに、以下の赤線上を移動していくことになります。

『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』 p.71の図より作成

1. インボックス

   こちらには、GTDのインボックスに相当する内容、つまり 「メモ書きやタスクとして書き出しはしたものの、やるかやらないかの判断や、優先順位付けが行われていない」アイテムが表示されます。

   

2. 次に取るべき行動リスト

インボックスに登録した内容を精査し、ステータスをインボックスから次に取るべき行動リストに更新すると、こちらに表示されるようになります。 ここに表示されるのは、優先順位順に並べられた、やるべきことのリストです。

1. プロジェクト

   こちらには、GTDのプロジェクト、つまり、 「1つのTODOで完結しないが、1年以内に達成可能な望んでいる結果」が表示されます。

   インボックスに登録した内容を次に取るべき行動リストに移動するタイミングで、より上位の目標に気付き、プロジェクトを登録することが多いです。

   

   例になりますが、自分は以下のようなプロジェクトを登録しています。

   

   プロジェクトページでは、最上部にプロジェクトの目的と達成によって得られるメリット、また、達成までのスケジュールを記載し、

   

   その下では、プロジェクトに紐付くTODOの一覧を確認できるようにし、

   

   その下に、このプロジェクトに紐付くTODOの進捗を確認できるようにし、 (これはカンバンから借用したアイディア)

   

   その下では、プロジェクトに紐付けられた資料を確認できるようにしています。

   

   こうすることで、以下を確認できるようになっています。

   • プロジェクトを進めるモチベーション
   • プロジェクトで現在、取り組んでいる内容
   • プロジェクトを完了するまでに取り組むべき内容
   • プロジェクトで参照しそうな資料

2. 今日やること

   これは、Notion公式アンバサダーのTsuburayaさんのGTDから借用したものになります。

   【タスク管理】NotionとGTDのタスク管理が凄い！アンバサダーTsuburayaさんのNotionの中身

   といっても、自分の場合、仕事に関してはHOKUTOのスクラムでほぼ管理できているので、 ここは日次や週次で対応すべき内容(日次であれば、ストレッチや軽い運動、週次であれば、 1週間の振り返り)が表示されるようにしています。 (登録自体は、Notion DBの繰り返し登録で行われるようにしている)

   

3. 対応中のタスク

   こちらは、現在、対応中のタスクが表示されるビューです。

   

   これもカンバンから借用したアイディアです。 というのもGTDでは、次に取るべき行動リストになって以降のステータス管理について言及がないように思ったため、カンバンで行っているようなステータス管理を行えるようにしています。

   

4. 完了済のチケット

   最後になりますが、進捗がDoneになったTODOが表示されるのがこちらのビューです。

   こちらのビューは週次の振り返りの際に、今週、どういったタスクを片付けることができたか 確認するために使用しています。