Подготовка
- Нужна ли эта встреча?
Лучшая встреча - которой не было. Обязательно задай себе этот вопрос.
- Что мы обсуждаем?
Подготовь список вопросов - адженду и оцени тайминг встречи. Специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на обсуждение. Собери список вопросов от участников, отфильтруй их, если фасилитируешь встречу. Адженда не должна быть больше 1 страницы.
- Кого еще стоит позвать на встречу?
Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не забываем что чем меньше участников, тем лучше. И не больше 8 человек. (Правило двух пицц)
- Когда и где будет встреча?
Выбери удобное время для всех участников: открытые календари, calendly, опросы с несколькими слотами в общих чатах. Забронируй переговорку, выбери удобное всем место, подготовь комнату в Zoom, Hangouts (Calendly)
- Все ли получили адженду? У всех ли есть все необходимое для подготовки ко встрече?
Начало встречи
- Все ли участники готовы ко встрече?
Этот пункт не обязательно про необходимую информацию в голове, но и про эмоционально-физическое состояние. Возможно встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. (Check In/Check Out)
- Какие у вас ожидания от встречи?
7.1 Спроси участников что участники ожидают от встречи, важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат.
7.2. Что Я хочу чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это?
- Еще раз, какая адженда у встречи?
Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори их для всех участников.
- Кто что делает на встрече?
Раздели роли: фасилитатор встречи, ответственный за тайминг, ответственный за заметки. Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем. (Выбери онлайн-представителя, если по ту сторону экрана куча народу)
Обсуждение
- То ли мы обсуждаем?
Двигаясь по вопросам адженды, следи за тем чтобы обсуждение не отдалялось от их сути, слишком сложные вопросы переноси на отдельные встречи. (Право одного вето)
- Хватит ли нам времени?
Двигаясь по вопросам адженды, следи за таймингом встречи. Если встреча больше часа - подумай про короткие перерывы. (я визуализирую себе роадмап в презентации, томато таймер на ноуте)
- Все ли высказались?
Фасилитатор встречи должен обязательно следить за замкнутыми участниками, т.к. самая ценная информация может заключаться в их мнении с такой же вероятностью как и во всех остальных. Задавай открытые вопросы и обращайся к ним напрямую.
- Что полезного в итоге получилось?
За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, какие задачи и кому были поставлены. В идеале все должны осознать ценность потраченного времени.
- Спасибо!
Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу
Постпродакшн
- Осталась ли встреча где-то кроме как в головах участников?
Собери фоллоуап, опиши итоги встречи, поставь задачи по итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски) (оставляем 10-15 минут времени перерывов между встречами)