Подготовка

  1. Нужна ли эта встреча? Лучшая встреча - которой не было. Обязательно задай себе этот вопрос.
  2. Что мы обсуждаем? Подготовь список вопросов - адженду и оцени тайминг встречи. Специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на обсуждение. Собери список вопросов от участников, отфильтруй их, если фасилитируешь встречу. Адженда не должна быть больше 1 страницы.
  3. Кого еще стоит позвать на встречу? Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не забываем что чем меньше участников, тем лучше. И не больше 8 человек. (Правило двух пицц)
  4. Когда и где будет встреча? Выбери удобное время для всех участников: открытые календари, calendly, опросы с несколькими слотами в общих чатах. Забронируй переговорку, выбери удобное всем место, подготовь комнату в Zoom, Hangouts (Calendly)
  5. Все ли получили адженду? У всех ли есть все необходимое для подготовки ко встрече?

Начало встречи

  1. Все ли участники готовы ко встрече? Этот пункт не обязательно про необходимую информацию в голове, но и про эмоционально-физическое состояние. Возможно встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. (Check In/Check Out)
  2. Какие у вас ожидания от встречи? 7.1 Спроси участников что участники ожидают от встречи, важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат. 7.2. Что Я хочу чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это?
  3. Еще раз, какая адженда у встречи? Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори их для всех участников.
  4. Кто что делает на встрече? Раздели роли: фасилитатор встречи, ответственный за тайминг, ответственный за заметки. Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем. (Выбери онлайн-представителя, если по ту сторону экрана куча народу)

Обсуждение

  1. То ли мы обсуждаем? Двигаясь по вопросам адженды, следи за тем чтобы обсуждение не отдалялось от их сути, слишком сложные вопросы переноси на отдельные встречи. (Право одного вето)
  2. Хватит ли нам времени? Двигаясь по вопросам адженды, следи за таймингом встречи. Если встреча больше часа - подумай про короткие перерывы. (я визуализирую себе роадмап в презентации, томато таймер на ноуте)
  3. Все ли высказались? Фасилитатор встречи должен обязательно следить за замкнутыми участниками, т.к. самая ценная информация может заключаться в их мнении с такой же вероятностью как и во всех остальных. Задавай открытые вопросы и обращайся к ним напрямую.
  4. Что полезного в итоге получилось? За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, какие задачи и кому были поставлены. В идеале все должны осознать ценность потраченного времени.
  5. Спасибо! Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу

Постпродакшн

  1. Осталась ли встреча где-то кроме как в головах участников? Собери фоллоуап, опиши итоги встречи, поставь задачи по итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски) (оставляем 10-15 минут времени перерывов между встречами)