2020-03-21 | 애자일컨설팅 온라인 회의 요결 영상 참고

최근 코로나19여파로 온라인회의가 화두로 떠올랐다. 10여년 전 애자일 강의에서 뵈었던 애자일컨설팅 김창준님과 애자일코치로 활약하는 변신철님이 수십년간의 퍼실리테이팅 노하우를 담아 온라인회의를 효율적이면서도 효과적으로 하는 방법에 대해서 영상을 만들어 공개했다. 그 내용을 간단히 정리하고, 내용에서 언급된 회의록을 좀 더 쉽게 사용할 수 있도록 만들어 보았다.

영상 및 관련자료

• 영상 : https://youtu.be/fKgitEaFmd0
• 자료 : 구글스프레드시트 회의록

회의의 필요성과 커뮤니케이션 목적

불필요한 일을 열심히 하는 것보다 비효율적인 것은 없다는 말이 회의에도 적용되는 것 같다. 회의를 하는 궁극적인 목적과 형태는 두 분의 영상에서는 후반부에 언급되지만 가장 중요하고 먼저 생각해봐야 할 부분이라 생각한다. 돌이켜보면 어쩌면 굳이 회의를 하지 않아도 되는 안건을 회의형태로 하거나 회의 내용 중 상당부분이 굳이 회의형태가 아니어도 되는 것이 많기 때문이다.

• 정보전달 : 설명이나 정보전달은 자료로 대체 (텍스트, 통계, 보고서, 영상 등)
• 토의 : 상호의견교환을 통해 의사결정과 실행계획을 수립 ⇒ 회의에 가장 적합하며, 다음에 다룰 이야기는 여기에 최적화 된 이야기임
• 보고 : 상대적으로 다양하고 많은 의사결정을 해야 하는 상위 의사결정자에게 정보전달과 토론을 목적으로 하는 것으로 정보전달이 포함되지만 (어쩔 수 없이) 회의형태로 진행 (수평적이라고 하면 토론에 가까워 질 것 같다)

결론 : 가급적 자료로 대체가능한 설명은 따로 하고, 의사결정할 것들만 가지고 회의하자!

온라인 회의 원칙과 액션

영상에서는 3가지 원칙과 8가지 하위액션을 이야기 한다. [A] 는 반드시 지킬 것, [B]는 지키면 좋은 것, [C]는 참고정도로 보면 된다.

1) 참여도 높이기

면대면 회의보다 온라인 회의가 더 어렵다. 정확히는 효과를 보기가 어렵다. 그 이유는 참여하지 않아도 그닥 눈에 띄지 않기 때문인데, 이 문제를 해결하는 것이 온라인 회의의 성패를 가른다고 봐도 될 것 같다.

1. [A] 미리 아젠다가 있다고 해도, 세부안건을 스스로 리스트업을 하게 한다.
2. [B] 각자 자기 의견을 컬럼에 적게
3. [C] 투표하게 (단, 투표를 하더라도 결과를 벗어나는 새로운 안이나 추가 의견을 제시할 수 있도록 퍼실리테이터가 중간에 유도를 해 주어야 함)
4. [C] 사람이 많으면 소그룹으로 나눴다가 합치기를 사용함 (대략 5~6명을 넘지 않도록)