Der kleine Gallier Asterix musste einst zur Eroberung von Rom zwölf unmögliche Aufgaben bewältigen. Eine davon war die Organisation des Passierscheins A38 in der beinahe unüberwindlichen Bürokratie einer römischen Präfektur. Viele Formulare der Verwaltung wirken auf Bürger ähnlich, wie der Passierschein A38. So hat beispielsweise das Formblatt 3 zur Einkommenserklärung der Eltern für das BAföG unglaubliche 143 Erfassungsfelder, die auf vier DIN A4 Bögen aufgeteilt sind. Alle erhobenen Daten liegen der Gesamtverwaltung in der einen oder anderen Art vor.
Schlechte Auffindbarkeit der Angebote, schwer verständliche Fachsprache und fehlende Transparenz in der Verarbeitung. VIele Gründe führen dazu, warum sich die Bürger der Nutzung von E-Government-Angeboten verweigern. Das alles geschieht vor dem Hintergrund, dass 78% der Bürger über ein digitales Endgerät verfügen und über 50% der Bürger gerne digitale Verwaltungsdienste nutzen wollen. Und wir reden noch nicht von der eigentlichen Motivation, Verwaltungsprozesse effizienter durchzuführen, denn die Verwaltung hat in der Tat ein echtes Nachwuchsproblem.
Mit 3 Klicks zum Ziel, so einfach sollen digitale und nutzerorientierte digitale Angebote künftig genutzt werden können. Die Nutzerzentrierung ist sogar im Onlinezugangsgesetz verankert und die Einfachheit der Angebote ist ein Herzensanliegen vom CIO Bund, dem Staatssekretär Klaus Vitt. In einem Comic wird für das geplante Bundesportal (link) wird eine Customer Journey gezeigt, in der ein Bürger mit wenigen Mausklicks einen Antrag ausfüllt und elektronisch bezahlt. Ein Beispiel könnte die Beantragung einer Geburtsurkunde oder eines KFZ-Kennzeichens sein. Aber unabhängig davon, wie gut die Formulare entwickelt werden und gestaltet sind, es bleiben Formulare.
Ein Kind wird nicht erst beim dem Antrag zum Kindergeld geboren, ein Gewerbe beginnt schon lange vor der Gewerbeanmeldung und die Wohnungsgeberbescheinigung beginnt eigentlich schon beim Mietvertrag. Was wir damit sagen wollen ist, dass die Verwaltungsprozesse aus Sicht der Bürger und Unternehmen oft (lästige) Teilprozesse sind, die in größeren Zusammenhängen stehen. Die Formulare der Verwaltung sind aus dieser Sicht oft Medienbrüche. Ein Medienbruch entsteht, wenn bereits vorliegende Daten in ein neues System, also ins Formular der Verwaltung, immer wieder erneut eingegeben werden müssen. Dazu gehören gerne und oft Name, Anschrift, Geburtsort- und Datum, sowie der Familienstand.
Wie schön wäre es, wenn eine Gewerbeanmeldung, nur noch mit ergänzenden Daten gefüllt werden müsste. Wenn eine Wohnungsgesellschaft die Wohnungsgeberbescheinigungen elektronisch übermitteln, der Autohändler aus seinem IT-System die KFZ-Zulassungen beantragen könnte. All das wäre möglich, wenn die Zugänge zur Verwaltung nicht nur über Formulare, sondern über Schnittstellen, sogenannten APIs (Application Programming Interfaces) erfolgen könnte. Und es gibt sogar eine App aus der Verwaltung, die mittlerweile 21 Millionen Bürger nutzen und die erfolgreich ist, weil sie eine eingebaute Schnittstelle hat.
Die digitale Erfolgsstory ist das Online-Portal ELSTER der 16 Finanzverwaltungen des Bundes. ELSTER besteht eigentlich aus 3 Ebenen: Das Programm ElsterFormular, das Online-Portal "Mein Elster" und eine Schnittstelle zur Kommunikation mit dem etwas prosaischen Namen "ERiC".
Was nur wenige wissen: Obwohl die Finanzverwaltung zwei Möglichkeiten zur Erfassung von Steuerformularen hat, ist der heimliche Star das Modul ERiC. Durch ERiC wurden freie und kommerzielle Anbieter in die Lage versetzt, eigene, komfortablere und bessere Programme für Steuerangelegenheiten zu entwickeln, als es die Finanzverwaltung vermag.
Eine Anfrage der Digitalexpertin Anke Domscheidt ergab, dass zwischen 77% und 94% der Steuerangelegenheiten nicht über die von der Finanzverwaltung programmierten Formulare, sondern über die Schnittstelle ERiC abgewickelt werden. Dadurch werden Steuerprüfer, Gewerbetreibende und Unternehmen in die Lage versetzt, digital mit der Finanzverwaltung teilweise unsichtbar im Hintergrund zu kommunizieren. Mittlerweile kann die Steuererklärung komfortabel und einfach per App auf dem SmartPhone erledigt werden. Leider ist ERiC keine offene, sondern eine geschlossene propritäre Schnittstelle, deren Nutzung mit umfassenden Auflagen verbunden ist.
Die Erfahrung der Vergangenheit hat aber gezeigt, dass die Verwaltung bislang an der Bereitstellung nutzerfreundlicher Angebote gescheitertet ist. Die Ergebnisse sind ernüchternd: Die digitalen Angebote der Verwaltung sind schwer auffindbar, in Sprache und Handhabung für viele Menschen schwer verständlich und die Übertragung erfasster Daten zur Verwaltung wird oft nicht ermöglicht.
Ab