Você está gerando valor, ou perdendo tempo?

Vou começar esse artigo com uma confissão: eu não sou muito fã de fazer reuniões. Até por ter um perfil de mergulhar muito no que estou fazendo num dado momento, muitas vezes, em reuniões, me sinto absolutamente desfocado. E não é porque as considero inúteis, inclusive em algumas fico absolutamente absorto no que está sendo discutido. O problema são as que dão a sensação de perda de tempo.

A verdade é que reuniões são a maldição e a benção da vida corporativa moderna. Por um lado, geram uma sobrecarga cognitiva considerável: a fadiga por Zoom, fenômeno causado pelo excesso de reuniões online, é real e têm efeitos nocivos para a saúde mental. Por outro, um contexto como o atual, com o advento do trabalho remoto/híbrido, são um mecanismo fundamental de sincronização de esforços e atividades. No nosso caso do Grupo Anga, que é uma empresa remota desde o dia 1, reuniões não são apenas rituais relevantes de sincronização, mas de conexão entre as pessoas (que muitas vezes só interagem naquele contexto).

Ou seja, dificilmente conseguiremos deixar de fazer reuniões como parte do nosso trabalho. Mas com certeza deve haver uma forma de parecerem menos com uma esquete do Porta dos Fundos.

O custo de uma reunião

Toda reunião serve pra gerar algum valor, senão não as faríamos. O problema é que toda reunião também tem um custo. Se isso não for equacionado, é bem possível que uma organização esteja destruindo valor. Então vale começar nossa exploração por aqui. Qual o custo de realizar uma reunião? Proponho que seja calculado da seguinte forma:

Custo da reunião = custos diretos [duração da reunião X valor da hora das pessoas X número de participantes] + custos indiretos

Ou seja, fazendo uma conta simples dos custos indiretos, uma reunião de 1 hora, com a presença de 10 pessoas que têm remuneração média de R$ 5000,00 custa, diretamente, por volta de R$ 285,00.

Já a análise dos custos indiretos é mais qualitativa: podemos listar aqui o custo emocional e psicológico de um dia inteiro de reuniões, ou o custo de oportunidade da interrupção: é muito difícil construir algo cognitivamente exigente sendo interrompido para interagir com as pessoas (e a questão do trabalho cognitivamente exigente sem dúvidas será tema de outro artigo).

Ou seja: por mais que muitas vezes tratemos as reuniões como uma questão natural da vida organizacional, ela custa, e muitas vezes custa caro. Resta saber se esse é um custo que faz sentido pagar, dependendo do valor que se busca gerar.

O valor que se busca gerar em uma reunião

Quem envia um famigerado invite no Google Agenda ou Microsoft Outlook o faz porque espera que aquela reunião seja útil, ninguém (ou pelo menos em sã consciente) envia um convite para as pessoas perderem tempo. Mas já percebi que muitas vezes não definimos exatamente o que esperamos gerar de valor antes de clicar em “enviar”. Simplesmente aceitamos a reunião como o mecanismo padrão para informar, alinhar, decidir ou o que for.

Falo isso por experiência própria: já fui uma dessas pessoas que convida para uma reunião sem ter tanta certeza do que espero. Ou com a expectativa de fazer tudo em uma hora: informar, decidir, sincronizar esforços. Mas quando sua agenda começa a ficar comprometida com reuniões o dia inteiro, e várias questões difíceis não avançam por falta de tempo de qualidade sem interações, você só tem dois caminhos: aceitar que passar o dia em reuniões faz parte da “descrição do cargo”, ou tentar ser mais crítico no quando, porque e como nos reunirmos. Escolhi essa segunda opção.

Ao escolher um recorte de três meses para analisar as reuniões que convoquei ou participei, percebi um padrão: no geral, toda reunião busca gerar dois tipos de valor (em proporções diferentes de acordo com o encontro), valor funcional e valor social.

Valor da reunião = valor funcional + valor social

Valor funcional

O valor funcional nada mais é do o avanço que uma reunião gera em relação aos objetivos e prioridades da organização. Esse valor pode ser gerado de diversas formas. Por exemplo: