System automatycznego scoringu i segmentacji leadów

Wraz ze wzrostem liczby zgłoszeń przychodzących, agencja musiała się rozwijać bez konieczności rozbudowy zespołu. Rozwiązaniem okazała się automatyzacja: wdrożyliśmy skrypt n8n, który analizuje odpowiedzi klientów, przypisuje priorytety, uruchamia serię kampanii e-mailowych i pomaga menedżerom szybciej finalizować transakcje.

Zrzut ekranu 2025-10-20 o 16.54.56.png

Workflow zbudowanej automatyzacji w n8n

Klientem, dla którego opracowałam i wdrożyłam automatyzację, jest BizBoost Agency - agencja marketingowa B2B specjalizująca się w kompleksowej obsłudze małych i średnich firm w zakresie reklamy, marketingu i generowania leadów.

Profil działalności: Agencja pomaga firmom w zwiększaniu widoczności marki, pozyskiwaniu nowych klientów oraz skalowaniu sprzedaży poprzez kampanie Meta Ads, Google Ads i e-mail marketing.

❔Sytuacja przed automatyzacją

Przed wdrożeniem automatyzacji cały proces pozyskiwania i obsługi leadów był realizowany ręcznie. Każda osoba zainteresowana współpracą musiała samodzielnie napisać wiadomość e-mail lub skontaktować się przez media społecznościowe. Na podstawie tej korespondencji menedżer ręcznie wprowadzał wszystkie dane od klienta do arkusza Google, co generowało ryzyko błędów i znaczne opóźnienia w procesie obsługi, więc każdy etap wyglądał tak:

Odbieranie zapytań:
- Osoby zainteresowane współpracą kontaktowały się poprzez e-mail lub wiadomości w mediach społecznościowych. Menedżer odczytywał każde zapytanie, a następnie ręcznie kopiował dane klienta (imię, nazwę firmy, budżet, opis potrzeb) do arkusza Google.
Wstępna analiza i priorytetyzacja:
- Po wprowadzeniu danych menedżer analizował treść zapytania i na podstawie własnej oceny określał, czy dany lead jest bardziej lub mniej perspektywny. Nie istniał jeden ustandaryzowany system klasyfikacji, dlatego proces ten był wykonywany indywidualnie dla każdego przypadku.
Kontakt i komunikacja z klientem:
- Po wstępnej ocenie menedżer wysyłał do klienta wiadomość e-mail z informacjami o ofercie i możliwości rozmowy. Wymiana wiadomości była prowadzona manualnie - zarówno pierwsza odpowiedź, jak i dalsza korespondencja.
Prowadzenie rozmów i aktualizacja danych:
- Po pierwszym kontakcie z klientem menedżer planował rozmowę telefoniczną lub spotkanie online, a następnie ręcznie aktualizował status klienta w arkuszu Google (np. „skontaktowany”, „oczekuje na decyzję”, „brak odpowiedzi”).

🔍 Główne problemy

Problemy	Konsekwencje
Brak systematycznego scoringu leadów	Marnowanie czasu menedżerów i utrata gorących klientów
Nadmierna praca ręczna	Do 4 godzin dziennie na rutynowe zadania (kopiowanie danych, dystrybucja e-maili, aktualizacja arkuszy kalkulacyjnych)
Nieoptymalna priorytetyzacja	Brak systemu priorytetyzacji potencjalnych klientów prowadził do nieefektywnego zarządzania czasem menedżerów - nie mieli oni jasno ustalonej kolejności połączeń i często marnowali zasoby na mniej obiecujących klientów.
Brak przejrzystych analiz	Menedżerowie nie mieli dostępu do przejrzystego systemu analitycznego, który umożliwiałby im szybkie śledzenie liczby potencjalnych klientów na każdym etapie komunikacji
Utrata klientów po pierwszym kontakcie	Brak kontaktu z leadami, którzy po pierwszym kontakcie nie wykazały zainteresowania ofertą, jednak pozostają w bazie, aby umożliwić dalszą komunikację w przyszłości i stopniowe wzbudzenie ich zainteresowania.

🎯 Cele projektu

Głównym celem było stworzenie w pełni bezkodowej automatyzacji w n8n, która usprawni procesy marketingowe, sprzedażowe i zorganizuje cały proces automatycznego scoringu i segmentacji leadów.

Automatyzacja miała na celu: