Da wir bereits kleinere Testings an den nicht ausgestalteten digitalen Wireframes durchgeführt hatten, welche bereits sehr positiv verlaufen sind, begannen wir damit, das Feedback des Testings in die Screens einzuarbeiten. Zusätzlich begannen wir zeitgleich damit eine erste Designsprache für das spätere Tool und die einzelnen Funktionen zu entwickeln.
Die Kalenderansicht stellt die erste Ansicht nach öffnen des Schichtplan dar. Hier ist es besonders wichtig seine Schichten schnell einsehen bzw. überblicken zu können. Durch die vielen Gespräche mit Mitarbeiter*innen verschiedener Supermärkte sollte es hierfür zwei verschiedene Ansichten geben. Zum einen ist eine Monatsansicht für einen schnellen Überblick über die kommenden Wochen relevant. Zum anderen bedarf es aber auch einer Wochenansicht, in der genauere Details zu den einzelnen Schichten eingesehen werden können.
Bei der Monatsansicht orientierten wir uns an den gängigen Interaktionsmustern die bereits aus anderen Kalender-Apps bekannt sind. Für die Wochenansicht entschieden wir uns bereits in den ersten Wireframes dafür, mit einem Overlay zu arbeiten. Hier sollten dann alle wichtigen Information bzw. Details zu den einzelnen Schichten dargestellt werden. Da es für die Mitarbeiter jedoch besonders wichtig ist auch innerhalb der Wochenansicht alle Schichten auf einen Blick einsehen zu können, verwarfen wir das Overlay wieder. Stattdessen haben wir uns dafür entschieden das die Schichtkacheln "aufgeklappt" werden können um alle relevanten Informationen einzusehen. Des weiteren überlegten wir uns verschiedene Möglichkeiten wie wir in der detaillierteren Wochenansicht am besten durch die einzelnen Monate & Tage navigieren können.
Da es uns besonders wichtig war immer wieder auf ähnliche Interaktionsmuster zurückzugreifen um so das Verständnis für die Anwendung selbst zu erhöhen, passten wir die Navigation der Monatsansicht noch einmal an. Die Monatsauswahl funktioniert somit sowohl in der Monatsansicht, als auch in der Wochenansicht über eine Art Karussell.
Um den Kalender insgesamt cleaner und freundlicher zu gestalten, entschieden wir uns gegen ein dunkles UI.
In weiteren Gesprächen über die neuen Entwürfe kam zudem immer häufiger der Wunsch nach weiteren Detailansichten bei den Nutzern auf. Daher integrierten wir das bereits in den Wireframes verwendete Overlay in die Monatsansicht. Dort lassen sich somit weitere Informationen und Interaktionsmöglichkeiten zu den geleisteten Arbeitsstunden, den Urlaubstagen und den Abwesenheitstagen, welche für die Erstellung des Schichtplans seitens des Filialleiters eine wesentliche Rolle spielen, einsehen.
In der Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden können die bereits geleisteten Schichten bzw. Stunden, welche über eine integrierte Zeiterfassung innerhalb der Anwendung erfasst werden eingesehen werden. Zusätzlich sind auch die geplanten Schichten für die kommende Woche einsehbar. Hierzu wird der neue Schichtplan meist eine Woche im Voraus vom Filialleiter erstellt. Der Filialleiter berücksichtigt dabei auch geleistete Überstunden und passt daher die Schichten innerhalb des Schichtplans für die neue Woche entsprechend an.
In unseren Wireframes, war es angedacht, die Detailinformationen, den Prozess um sich krankzumelden sowie den Tauschprozess, innerhalb des Overlays darzustellen. Da wir jedoch Information und Interaktion getrennt behandeln wollten und das Overlay aus den oben genannten Gründen an dieser Stelle nicht mehr angedacht war, entschieden wir uns für einen Header, welcher alle notwendigen informationen beinhaltet. Zusätzlich lässt dieser erkennen, dass der Nutzer sich nun innerhalb der zuvor ausgewählten Schichtkachel befindet und alle darauffolgenden Interaktionen in direktem Bezug mit der ausgewählten Schicht stehen.
Um den Prozess so einfach wie möglich zu halten beschlossen wir zudem, die Krankmeldung als separaten Prozess getrennt vom Tauschprozess abzubilden. Somit ist es dem Nutzer möglich den Prozess Schritt für Schritt abzuarbeiten. Um den Bezug zur ausgewählten Schicht jedoch nicht zu verlieren, integrierten wir innerhalb der Schichtkachel zwei Buttons, welche zu den jeweiligen Prozessen führen.
Will der Nutzer eine Krankmeldung einreichen, muss dieser zuvor den Zeitraum auswählen, für den er ausfallen wird. Hierfür haben wir letztendlich auf den für den Nutzer bereits bekannten Kalender der Monatsansicht zurückgegriffen. Anschließend muss je nach Dauer der Krankmeldung direkt ein ärztliches Attest hochgeladen werden. Da die Zielgruppe häufig nicht sehr technikaffin ist, haben wir das Kamerafeld direkt in die Anwendung integriert, um ein Foto der Krankmeldung aufnehmen zu können. Anschließend kann noch eine persönliche Notiz an den Filialleiter verfasst werden.
Bisher war der Filialleiter ein wichtiger Bestandteil wenn es um den Schichttausch ging. Da in unserem Ansatz die Mitarbeiter sich weitestgehend selbst organisieren sollen, war es wichtig, den Tauschprozess so aufzubauen, dass der Filialleiter später nur noch sein "Okay" geben muss. Für den Aufbau des Tauschprozesses orientierten wir uns an der zuvor beschriebenen Krankmeldung.
Um als Mitarbeiter eine Schicht zu tauschen, muss zunächst ein Tauschpartner gefunden werden. Hier ist es besonders wichtig, eine Unterbesetzung in einem bestimmten Bereich bzw. das senden von unnötig vielen Tauschanfragen zu vermeiden. Daher bekommt der Nutzer nur die Tauschpartner angezeigt, welche im selben Bereich (z.B. Kasse) arbeiten und welche an dem Tag, für den ein Tausch angefragt wird, selbst noch keine Schicht haben. Außerdem werden Mitarbeiter die zu einer gewissen Zeit nie arbeiten (z.B. Mütter die nur für Frühschichten in Frage kommen), für einen solchen Tausch ausgeschlossen.
Um den Tauschprozess so kurz und unkompliziert wie möglich zu halten, entschieden wir uns dafür, alle Schichten des ausgewählten Tauschpartners die für einen Tausch in Frage kommen, anzuzeigen. Somit kann die Person, welche einen Tausch anfragt bereits bestimmte Schichten, bei denen ein Tausch für sie nicht in Frage kommen würde, ausschließen und in einem zeitlich angemessenen Rahmen, sowohl einen möglichen Tauschpartner, als auch eine passende Tauschschicht finden.
Erhält man als Nutzer eine Tauschanfrage von einem seiner Kollegen, bekommt man eine Nachricht innerhalb der Anwendung. Anschließend kann eingesehen werden für welchen Tag und für welche meiner Schichten ein Tausch vorgeschlagen wurde. Sollte ein Tausch möglich sein, kann die Anfrage direkt für eine meiner Schichten bestätigt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, hat der Nutzer die Option die Tauschanfrage abzulehnen.
Zusätzlich kann auch hier für jede Tauschanfrage bzw. Antwort auf eine Anfrage eine persönliche Nachricht angefügt werden.
Die Möglichkeit für die Mitarbeiter Abwesenheitstage einreichen zu können spielt eine sehr wichtige Rolle in der Schichtplanung des Filialleiters. Mit den Abwesenheitstagen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit aktiv den Schichtplan zu ihrem Gunsten mitzugestalten. So ist es z.B. möglich einen Arzttermin, welcher Vormittags stattfindet, wahrzunehmen ohne dafür Urlaub beantragen zu müssen.
Zu Beginn hatten wir angedacht die Funktion um Abwesenheitstage einzureichen, in der Monatsansicht des Kalenders zu integrieren. Nachdem zu einem späteren Zeitpunkt jedoch das Overlay wieder in der Monatsansicht integriert wurde und dort Details zu den Abwesenheitstagen dargestellt werden, haben wir die Funktion dort über einen Button integriert.
Innerhalb des Prozesses gibt der Nutzer dann den Tag an, an dem er gerne keine Schicht hätte. Um auch hier auf die Einfachheit des Systems zu setzen wurde wieder, der für den Nutzer bereits bekannte Kalender verwendet. Damit der Filialleiter den Schichtplan und die Abwesenheitstage so gut es geht berücksichtigen kann, ist es vor allem relevant zu wissen, ob die Person den kompletten Tag oder nur während der Früh- oder Spätschicht nicht arbeiten kann. Hierfür wurden über ein Drop-Down die oben genannten Auswahlmöglichkeit integriert.
Da Abwesenheitstage anders behandelt werden als Urlaubstage, kann es durchaus vorkommen, dass falls ein anderer Mitarbeiter kurzfristig ausfällt, der Filialleiter schnell nach Ersatz suchen muss. Dann kann es passieren, dass Mitarbeiter, welche eigentlich abwesend sind, kurzfristig einspringen müssen. Daher ist es für den Filialleiter wichtig zu wissen weshalb die Person einen Abwesenheitstag eingereicht hat. Somit hat dieser die Möglichkeit schnell zu Überblicken wer am ehesten für eine z.B. kranke Person einspringen kann. Einem Mitarbeiter, welcher einen privaten Termin hat, hätte eher die Möglichkeit einzuspringen, wie die Auszubildende, welche zu diesem Zeitpunkt in der Berufsschule ist.
Für die Einreichung der Urlaubstage ist es für den Nutzer besonders interessant zu wissen wie viele Urlaubstage bereits verbraucht und wie viele aktuell eingereicht sind. Daher haben wir diese Informationen ebenfalls im Overlay auf der Monatsansicht des Kalender integriert. Des weiteren kann der Nutzer dort die eingereichten Urlaubstage in einer Timeline einsehen. Genehmigt der Filialleiter die eingereichten Urlaubstage, wird auch dies in der Timeline angezeigt.
Ähnlich wie bei den Abwesenheitstagen können die Urlaubstage über einen Button, welcher zum Einreichungsprozess führt, eingereicht werden. Um den Einreichungsprozess generell noch schneller und effizienter für den Nutzer zu gestalten, verfügt die Monatsansicht im Kalender über einen "Quick-Access".