Jednym z najważniejszych dokumentów niezbędnym do funkcjonowania aplikacji mobilnej jest regulamin. W zależności od konkretnego przypadku określa się go różnie – regulaminem, warunkami korzystania, zasadami aplikacji, lub jakąś inną nazwą. W swojej istocie regulacja ta sprowadza się jednak do tego samego. Określa co użytkownikowi wolno, a czego nie wolno przy korzystaniu z dostarczonego oprogramowania. I mimo iż w Internecie krąży wiele darmowych wzorów takich dokumentów, to często dalekie są one od doskonałości, dlatego tworząc regulamin dla siebie dobrze pamiętać o kilku kluczowych kwestiach.
Podczas przygotowywania dokumentacji bardzo często posługujemy się pojęciem EULA (End User Licence Agreement), używając je wymiennie z pojęciem regulaminu. Różnica może wydawać się jedynie semantyczna, ale nie jest to prawdą. EULA jest dokumentem zawierającym warunki udzielenia na oprogramowanie instalowane najczęściej na urządzeniu końcowym. Co za tym idzie, kładzie nacisk na zupełnie inne kwestie, ponieważ oprogramowanie którego dotyczą działa w znacząco odmienny sposób. EULA nie zawierają na przykład regulacji dotyczących tworzenia konta użytkownika i umieszczania treści online. Z drugiej strony regulaminy nie przewidują kwestii związanych z ochroną kodu źródłowego i ewentualną wsteczną inżynierią oprogramowania. Należy tez zwrócić uwagę, że Regulamin i EULA nie wykluczają się wzajemnie. Bardzo częste jest stosowanie ich wspólnie, lub zamieszczanie EULA wewnątrz regulaminów.
Obecnie najpopularniejszymi platformami na których za pośrednictwem których dystrybuowane są aplikacje, to iOS i Google Play. Obie z nich mają swoje cechy charakterystyczne i specyficzne dla siebie regulacje. Stąd też dobrze jest przed przystąpieniem do tworzenia regulaminu zapoznać się z warunkami publikowania w poszczególnych środowiskach. Upraszczając kwestię można by powiedzieć, że Apple nakłada większe restrykcje na wydawców, jednak nie jest to jedyna różnica. Obie platformy nieco inaczej podchodzą na przykład do kwestii pozycjonowania aplikacji oraz dopuszczają inną odpowiedzialność za działania użytkowników. Dobrze jest też regularnie monitorować aktualny stan wymagań prawnych w stosunku do publikowanych aplikacji, gdyż obie platformy są żyjącymi środowiskami i warunki korzystania z nich zmieniają się w zależności od bieżących potrzeb. Przykładowo bardzo istotnym w ostatnich latach obszarem jest odpowiedzialność wydawcy aplikacji za nadużycia słowne, mowę nienawiści i napastowanie użytkowników za pośrednictwem interakcji w aplikacji.
Korzystanie z aplikacji najczęściej łączy się z koniecznością założenia w niej przez klienta konta, które będzie pozwalało na sprawne używanie zawartych w niej funkcjonalności. Dobre opisanie sposobu, w jaki informacje użytkownika są przechowywane, wykorzystywane i usuwane jest jednym z ważniejszych aspektów tworzenia regulaminu. Istotnym jest dobre określenie, jakie informacje muszą być przez użytkownika podane, aby oprogramowanie mogło sprawnie funkcjonować. Do tego ważnym jest, aby przewidzieć do czego może ono być wykorzystywane, albo jakie interakcje są w nim zabronione. Dobrze jest też opisać możliwość integracji konta w aplikacji z innymi popularnymi metodami logowania takimi jak Facebook czy Google. W kontekście obwiązujących od zeszłego roku regulacji GDPR potrzebne jest też na pewno zawarcie informacji o usuwaniu zgromadzonych w aplikacji danych użytkownika. Naturalnie, poza samym regulaminem koniecznym jest także polityki prywatności zgodnej z wymaganiami prawa ochrony danych osobowych.
Znaczna cześć aplikacji dostępnych na rynku posiada możliwość zakupu zawartości cyfrowej. Często spotykane jest to w oprogramowaniu opartym o model biznesowy freemium. W każdym z takich przypadków konieczne jest przewidzenie w treści regulaminu odpowiednich zapisów pozwalających na prawidłowe rozliczenie takiego zakupu. Niektóre z kwestii o jakich należy pamiętać, to wskazanie gdzie i jak można sprawdzić dokładną cenę poszczególnych zawartości cyfrowych, jak rozliczane są zakupy w walutach obcych, czy możliwość reklamacji zakupionej treści. Dobrze jest też wyłączyć możliwość korzystania przez użytkownika z prawa do odstąpienia od umowy w przypadku nabywania treści cyfrowych. Mechanizm ten działa co prawda z mocy samego prawa, ale umieszczenie go dodatkowo w regulaminie pozwala na uniknięcie wielu problemów konsumenckich w przyszłości.
Ten punkt może się wydawać oczywistością, jednak bardzo często jest zaniedbywany przez twórców. Posługiwanie się błędnie lub niekonsekwentnie pojęciami w treści dokumentów pokroju regulaminu, czy EULA jest niestety na porządku dziennym. Prowadzi to do znacznego obniżenia skuteczności takich regulacji. Weźmy pod uwagę, że niestety pojęcia z języka potocznego i prawnego bardzo się od siebie różnią i niejednokrotnie dla osoby niewprawionej mogą być poważnie odmienne. Przykładowo wymienne stosowanie pojęcia użytkownika, konsumenta, klienta mogą prowadzić do zupełnego pomieszania znaczenia zapisów, a w konsekwencji regulamin staje się praktycznie nieskuteczny i przestaje spełniać swoje funkcje. O ile jeszcze w zakresie pojęć prawnych z pomocą przychodzi treść odpowiednich ustaw, o tyle w przypadku pozostałej treści regulaminu zachowanie spójności terminologii pozwala na utrzymanie spójności jasności przekazu. Dobrą praktyką jest też umieszczenie pełnego zestawu pojęć użytych w regulaminie na początku naszego dokumentu, aby był on przyjazny użytkownikowi.
Na pierwszy rzut oka wydaje nam się, że w regulaminie możemy wpisać bez ograniczeń wyłączenia naszej odpowiedzialności za funkcjonowanie aplikacji. Niestety regulacje prokonsumenckie nakładają na wydawcę aplikacji pewien minimalny (choć wcale nie niski) poziom odpowiedzialności za publikowane oprogramowanie. Często spotykanym wyłączeniem odpowiedzialności jest na przykład ograniczenie odpowiedzialności za dostępność do aplikacji i utrzymanie jej infrastruktury. Nie jest to dopuszczalne z punktu widzenia prawa, które wymaga, żeby wydawca ponosił odpowiedzialność za jej nieprawidłowe funkcjonowanie, przerwy w dostępie do niej, czy błędy techniczne. Jest to jedna z wielu pułapek prawnych, które należy przewidzieć w dokumentacji prawnej, a jest ona o tyle groźna że nie mamy świadomości jej istnienia póki taki wadliwy zapis nie zostanie przetestowany w praktyce i nagle nie staniemy w obliczu poważnego problemu.
Podsumowując, tworzenie regulaminu dla aplikacji mobilnej może wydawać się prostym i rutynowym zadaniem, jednak dobre i sprawne jego przygotowanie nie jest wcale łatwe. Szczególnie jeżeli zależy nam na takim jego skonstruowaniu, aby nie tylko był kawałkiem papierka, który trzeba odhaczyć, ale też dawał realną pewność co do zasad na jakich możemy dostarczać nasze rozwiązanie.