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📌 Respecter les obligations légales liées aux données personnelles (stagiaires, formateurs, financeurs…)
🔐 Mettre en place des pratiques simples, sécurisées et durables
💡 Savoir quoi conserver, combien de temps, et comment l’archiver ou l’anonymiser
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| Type de données | Exemple |
|---|---|
| Données administratives | Nom, prénom, adresse, date de naissance |
| Données pédagogiques | Évaluations, émargements, livret |
| Données contractuelles | Convention, contrat, devis |
| Données RH (intervenants / salariés) | CV, RIB, carte ID, bulletin de paie |
⚠️ Collecte autorisée uniquement si elle est utile, proportionnée, et justifiée.
🔖 Dans les formulaires d’inscription :
“Les informations recueillies sont nécessaires à votre inscription. Elles sont traitées conformément au RGPD. Vous pouvez exercer vos droits en contactant [adresse email de contact].”
📄 Dans les conventions ou contrats :
“L’organisme de formation s’engage à respecter la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles (RGPD – Règlement UE 2016/679).”
| Type de document | Durée recommandée |
|---|---|
| Feuilles d’émargement | 6 ans |
| Conventions / Contrats de formation | 5 ans |
| Dossier candidat non retenu | 2 ans |
| Pièces comptables (factures, devis) | 10 ans (obligation fiscale) |
| Bulletins de paie | 5 ans (droit du travail) |
🔗 Pour des documents liés à un financement public (ex : OPCO), se référer à la convention spécifique, qui peut exiger 10 ans.
🔐 Stocker les documents sensibles dans des espaces restreints (Drive, GED, coffre-fort numérique)
🧹 Mettre en place un nettoyage annuel ou semestriel des documents inactifs
📁 Créer des dossiers /Zz_ARCHIVES et /Zz_SUPPRESSION pour organiser les purges
🧾 Utiliser des outils comme Formdev ou Digiforma, qui permettent :
“Le formateur s’engage à ne conserver aucun document contenant des données personnelles des stagiaires après l’intervention, et à respecter l’ensemble des obligations du RGPD.”
📎 Tu peux ajouter une charte RGPD à signer avec les intervenants.