Apples “Vorschau”-App ist mehr als nur ein schnelles Hilfsprogramm, um PDF-Dateien und Bilder zu öffnen oder eine Diashow ablaufen zu lassen. Das ab Werk mit macOS installierte Programm bietet mehrere äusserst hilfreiche Funktionen, die in den Tiefen des Menüs versteckt sind.
Zum Bearbeiten öffnet man das PDF-Dokument in Vorschau und wählt das Werkzeug „Anmerken“. Dieses hält mehrere Funktionen bereit, unter anderem: „Oval“ oder „Rechteck“, „Linie“, „Text“ und „Sprechblase“.
Mit dem Oval oder Rechteck lassen sich konkrete Bereiche im Dokument hervorheben. Per Drag-and-Drop verschiebt man die eingefügten Elemente auf der Seite oder verändert deren Grösse über die entsprechenden Markierungspunkte.
Über das Menü „Werkzeuge“ schreibt Vorschau auch Text in eine PDF-Datei, zum Beispiel beim Ausfüllen eines PDF-Formulars. Will man eine Signaturdatei im Dokument platzieren, lässt sich der entsprechende Befehl über die Schaltfläche „Werkzeuge“ mit „Anmerken\Signatur“ im Vorschau-Fenster hervorholen.
Der Nutzer nimmt hier seine Unterschrift mithilfe der Facetime-Kamera auf oder bindet eine gescannte Unterschrift ein. Mit „Signaturen verwalten“ kann man die verschiedenen Signaturen in macOS auch verwalten.
Eine der besten Eigenschaften von PDF ist, dass man Dokumente über zahlreiche Plattformen hinweg teilen kann und jeder Empfänger das gleiche Layout sieht.
Mac-Benutzer erstellen PDF-Dateien am einfachsten über den systemweiten Druck-Dialog von macOS.
Unter „Ablage → Als PDF exportieren“ speichert macOS aus jedem Programm heraus eine Datei im PDF-Format ab.
Mit der aktuellen Version von Vorschau kann der Anwender PDF-Dateien kommentieren, Textpassagen hervorheben, Wörter durchstreichen oder Text einfügen und PDF-Dokumente signieren. Lesezeichen innerhalb eines PDF-Dokuments unterstützt Apples PDF-Lösung ebenfalls. Die Änderungen sind kompatibel zu anderen PDF-Programmen unter macOS, Linux und Windows, inklusive Adobes AcrobatReader.
Öffnet man eine PDF-Datei mit mehreren Seiten und möchte einzelne Seiten löschen oder anders anordnen, gelingt dies über die Seitenleiste.
Unter „Darstellung“ lässt sich die Seitenleiste in Vorschau ein- oder ausblenden. Das Löschen einer Seite erfolgt über „Bearbeiten“ und „Löschen“, verschieben lässt sie sich ganz einfach per Drag-and-drop. Über den Menüpunkt "Bearbeiten → Einfügen → Leere Seite einfügen" kommen weitere Seiten in das Dokument.