Procédures pour l’organisation d'événements au sein de LESPACEMAKER par les membres.

Proposition réfléchie en comité le 27 février 2019 et préparée par Arno le 15 novembre 2019.

Afin de permettre aux membres de proposer des activités événementielles de manière équitable et respectueuse, le comité Réflexion, Rédaction, Culture & Procédures a proposé qu’une période d’étude des cas soit envisagée pour la première année d’activité de LESPACEMAKER selon les quelques conditions suivantes :

10%

Un groupe de membres organisateurs, représentant au minimum 10% de la population de l’événement, doit se porter responsable de l’événement.

  1. La liste des responsables doit être transmise à l’organisation avant l'événement.
  2. Le groupe est responsable de remettre les lieux dans un état identique ou amélioré.
  3. En cas d’impair, tous les membres de ce groupe deviennent individuellement imputables.

Réunion vs Événement

Un rassemblement est considéré comme un événement et non pas une réunion lorsqu'il réunit une majorité de non-membres.

Privé

Un événement est considéré comme privé lorsque la liste complète des participant(e)s est connue avant l’événement.

Pour la tenue d’un événement privé, il est entendu que le groupe organisateur soumet la proposition de l’événement à la communauté des membres de LESPACEMAKER pour approbation et la publie ensuite dans le Calendrier Général de LESPACEMAKER.

Public

Un événement est considéré comme public lorsque la liste des participant(e)s officielle n’est pas connue avant l’événement.Pour la tenue d’un événement public, il est entendu que celui-ci doit représenter les intérêts d’une portion significative des membres de la communauté de LESPACEMAKER. Exemples : Foire d’artisans, Levée de fonds, exposition participative, initiations à une pratique, etc.

Tarif

Afin de supporter la viabilité de l’organisation et les coûts de fonctionnement, il est envisagé qu’une contribution financière soit remise à l’établissement lors de la tenue d’événements suivant la rentabilité de ceux-ci. Pour une période d’essai d’un an, il est entendu que la valeur remise à l’organisation restera à la discrétion du groupe organisateur.

Événements officiels

Plusieurs événements officiels sont déjà envisagés pour supporter la viabilité et la réalisation de la mission de l’organisation. La tenue de ces événements prédomine sur tout autre proposition des membres.Exemples : Levée de fonds nocturnes, Foire de Noël, rassemblement des membres, Expositions, Marchés, MakerFaire, etc.

PROCÉDURE [À COMPLETTER] :

Pré Événement

  1. Créer un groupe organisateur