OLD Réflexion programmation

Point cap de rentrée (3 septembre) :
- terminer et valider le tableau
- validation de la proposition des cercles (+ trouver qqun pour le cercle Vie associative, PI les rôles sont pris jusqu’à la prochaine soirée prog de mars) + valider objectif de chaque cercle et du planning nouvelle saison avec les cap village
- validation du déroulé de la soirée prog
- rôles indispensables pour septembre/octobre avant validation de l’orga de chaque cercle
- sujets qui sont les capien.nes : quel critère + faire du ménage sur le groupe Signal + inciter les intervenants récurrents à devenir capien.ne pour contribuer au lieu (décapage, samedi bénévole)
- date soirée prog de mars
- process pour nouvelles adhésions (proposition Céline)
- valider les termes des nouvelles sessions : session libre, session thématique, maison réservée… (proposition Céline)
- ODJ des nouveaux points cap :
  - planning
  - gestion de la maison
  - point par cercle (au moins 1 personne de chaque cercle)
Samedi de rentrée (6 septembre) :
- chantier et apéro convivial
Soirée programmation saison 2025-2026 (15 septembre) : tete/ coeur / corps
- 18h - 18h30 pour les nouveaux présentation d’El Cap (Céline)
- 18h30 - 18h45 : présentation de l’orga en cercle, création des groupes avec un référent temporaire pour organiser le premier échange, petit échange en groupe pour bloquer une date + comment ça va —> infographie à prévoir pour présenter les cercles + revoir le notion avec les redevabilités + com à faire en amont
  - Programmation : Garantir une programmation claire et vivante tout au long de l’année, qui reflète les multiples façons de faire vivre El Cap : temps thématiques, sessions libres, événements privés ou moments pensés pour les voisin·e·s. L’idée, c’est d’être garant d’une belle diversité d’activités, en phase avec l’énergie des bénévoles, les envies qu’on reçoit, et toujours fidèle à l’esprit et aux valeurs d’El Cap.
  - Communication : Faire circuler l’info de façon claire, joyeuse et efficace, à l’extérieur d’El Cap pour faire venir du monde aux différents événements et sessions organisées toute l’année.
  - Vie associative : Prendre soin du collectif et faire en sorte que chaque personne se sente la bienvenue à El Cap. Ce cercle anime la vie de l’association : accueil des nouvelles personnes, temps conviviaux, soutien aux bénévoles et attention portée à l’humain dans tout ce qu’on fait ensemble.
  - Maison & logistique : Prendre soin du lieu et faire tourner la machine ! Ce cercle veille à l’entretien, à l’aménagement et à la bonne organisation des espaces d’El Cap. Il s’occupe aussi de toute la logistique nécessaire (stock de sec, boutique du terroir…) Bref, tout ce qui permet à El Cap de rester un lieu accueillant, fonctionnel et vivant au quotidien !
  - Administratif : Veiller à ce que les bases soient solides ! Ce cercle s’occupe de la gestion de l’asso : compta, assurances, subventions, dossiers et autres paperasseries indispensables… Le tout dans une logique de clarté, d’autonomie et de partage d’information.
- 18h45 - 19h :
  - Rappel des 4 types de semaine + Présentation tableau —> infographie à prévoir
  - identification des rôles de la réunion : écriture d’étiquettes, mise à jour Notion —> faire les versions papier du planning (voir avec Marion)
  - explication déroulé de la soirée + rappel des idées de l’AG 2032 pour donner des idées / envies (sous forme de récit les yeux fermés avec les personnage qu’on avait vu à l’atelier vision)
- 19h - 19h15 : réflexion indiv 2 min avec petite musique puis Foire aux propositions : tour de table avec bingo, chacun.e expose ses envies + peut dire ses besoins (recherche binome ou autre)
- 19h15 - 19h30 : échanges libres pour créer des binômes pour l’orga de session + remplissage des étiquettes + date souhaitée (au crayon de papier) + positionnement sur le calendrier —> réimprimer des étiquettes?
- 19h30 - 20h15 : remplissage du calendrier de octobre à juin, on s’arrete que là où ça bloque —> le faire en mode libre chacun vient mettre son papier au fil de l’eau, on prend 10min pour voir tous ensemble si il y a des conflits non résolus
- 20h-20h15 : Rappel des besoins pour la com : qq lignes pour expliquer la session + visuel, remerciement
Réunion de cercle : à prévoir entre le 15 septembre et fin octobre
- Proposition de cercle :
  - Programmation (référente temporaire : Estelle)
  - Communication (référente temporaire : Céline)
  - Vie associative (référent temporaire : Jérôme)
  - Maison & logistique (référent temporaire : JE)
  - Administratif (référent temporaire : Tom)
- revoir les différents rôles et leur mandat, réajuster si besoin
- identifier des binômes pour chaque rôle
- décider de l’orga souhaité (fréquence, format …)
- identifier qui est OK d’aller aux point cap pour représenter le cercle (ouvert à tout le monde, minimum 1 pers/cercle)
- les rôles sont pris jusqu’à la prochaine soirée prog de mars
- idées par cercle :
  - cercle maison & logistique : limiter la conso d’huile d’olive (bec verseur), acheter de la Ricoré pour remplacer en partie le café
  - communication : newsletter indiquer qui a privatisé le mois dernier avec leur accord, quelle pertinence de continuer à utiliser Insta?
- réunion à prévoir avec les référents cercle avant le point cap de novembre? Identification potentiel rôle manquant pour chaque cercle lors du point cap de novembre

Brouillon

Notes liste sujets à traiter :

faire le planning 2025/2026 en bloquant les dates pour cap village, revenir à la campagne (1 semaine janvier et 1 semaine juillet) et faire invitation pour soirée el cap et réflechir orga (temps indiv au début, création groupe, reprendre idée AG 2032), visuel pour faire la com, prévoir prez asso pour les nouveaux 40min, tete coeur corps, roles pour notion, calendrier papier… + explication com pour ceux qui font des événements —> Estelle et Audrey semaine pro
prévoir le point cap de rentrée avec les roles, animer de manière plus fluide —> on en parle au déj
- définir des nouveaux référents pour certains type de privat, revoir les mandats et rôles
- liste des capien.nes sur le signal, donner critères clairs, les intervenants récurrents deviennent capien.ne et participent aux décapages/ journée ouverte pour contribuer à la maison?
- idée pour soirée role : présentation par cercle, identifier les sujets urgents à prendre dès septembre. 2 temps, chaque cercle travaille ses roles et adapte aux envies,
- cercles : com Céline, prog Estelle, vie associtive , maison & logistique JE, admin Tom
- point cap, chaque cercle s’exprime, tout le monde peut venir et à minima 1 personne par cercle (ceux qui sont content de faire des réunions), nécessite que les gens en discute avec le référent cercle avant de l’amener en point cap, écrire dans le CR qui est présent à la réu
- annoncer date et odj sur capien.ne pour que des personnes puissent se joindre
- le cercle donne mandat pour porter des sujets à d’autres personnes
- cercle définit son référent (binome pilote co pilote) + mandat et redevabilité
- les roles sont pris pour 6 mois jusque mars le prochain point prog/role
- journée de rentrée el cap : 14h chantier, visite patrimoine tourailles, 18h30 apéro et soirée
- au point cap du 3 septembre on revoit les déroulé de la réu prog, on voit les roles urgents à prendre
- à la soirée prog on identifie qui est intéressé par les cercles qui se réunisses après fin octobre pour que chaque cercle partage (enjeux de reboucler avec les référents en amont)
Planning entre point cap, journée de rentrée, Prog, Com
voir la proposition de Manon —> Estelle
finir la colonne gestion/cadre du tableau et partager le tableau sur signal pour avis et relecture avant la validation du point cap de septembre —> ??
adhésion : besoin de voir comment on fait quand atelier ponctuel —> Céline propose un process et on valide au prochain point cap
solution pour limiter la conso d’huile d’olive (bac verseur), acheter de la ricorer pour remplacer en partie le café —> à amener au prochain respo bouffe
dans l newsletter indiquer qui a privatisé le mois dernier avec leur accord (à ajouter dans mail privat) —> Audrey / Gaspard