L'harmonisation des pratiques documentaires au sein d'un organisme de formation constitue un levier d'efficacité collective et de conformité. Pour atteindre cet objectif, la mise à disposition de modèles et procédures standardisés s'avère indispensable.
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📄 Assurer une présentation homogène des documents
📤 Encadrer les échanges entre tous les acteurs
🔍 Faciliter les vérifications en cas d’audit ou de contrôle
✅ Intégrer les bonnes pratiques dès la création, l’envoi, et le classement
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| Acteur concerné | Type de documents transmis / reçus |
|---|---|
| 👤 Apprenant·e | Formulaire, convention, pièces jointes, attestation |
| 👨🏫 Formateur externe | CV, RIB, carte ID, planning, supports de cours, factures |
| 🧑💼 Administratif | Documents RH, contrats, conventions, convocations |
| 💼 Financeur / OPCO | Convention, devis, factures, émargements |
| Public cible | Documents attendus | Format attendu | Outil ou canal utilisé |
|---|---|---|---|
| Apprenant·e | Convention signée | PDF signé | Email ou formulaire |
| Formateur externe | CV + carte ID + RIB | PDF / JPEG | Dossier partagé Drive |
| Administratif | Contrat salarié | Word / PDF | Outil RH ou GED interne |
| Financeur | Factures + émargements | Plateforme OPCO ou email |
Utilise une nomenclature standardisée et documentée. Voici quelques exemples de codes :
| Code | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| EMARG | Feuille d’émargement | FormationALPHA-25-05-EMARG-Semaine1.pdf |
| ATT | Attestation | FormationBETA-25-05-ATT-Dupont.pdf |
| CVF | Convention de formation | FormationALPHA-25-05-CVF-EntrepriseX.pdf |
| CONTRAT | Contrat salarié | CONTRAT-CDI-AssistanteRH-2025.pdf |
| PEC | Prise en charge financeur | PEC-FormationBETA-2025-OPCO.pdf |
💡 Ces codes doivent être communs à toute l’équipe et intégrés dans les modèles.
Crée un dossier partagé ou une base de données Notion/Drive regroupant tous les modèles à jour :
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🧩 Intègre-y un tableau de version pour chaque modèle avec :