Retrouvez ici la correspondance entre les fonctionnalités halfonse et les attendus de la certification Qualiopi.
Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
| Id |
Spec. |
Intitulé du sous-critère |
Niveau d’attendus |
Éléments de preuve |
Fonctionnalités halfonse |
Risque* |
| 10 |
Commun |
Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires. |
La prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires : contenus (outils et méthodes), accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes). |
|
|
|
| Obligation : CFA : Outre l’adaptation éventuelle de la prestation au profil du bénéficiaire, le prestataire met en œuvre les dispositions de la loi relatives aux obligations des CFA pour l’accompagnement des apprentis (missions mentionnées aux 1°, 2° et 11° de l’article L. 6231-2 du code du travail). |
Durées et contenus des prestations, emplois du temps, groupes de niveaux, entretiens, fonction dédiée (référent pédagogique), livret de suivi pédagogique (centre/entreprise), séquences d’accompagnements et/ou de médiation, traçabilité de l’accompagnement technique et pédagogique. |
|
|
|
|
|
| Pour les CFA, accompagnement dans la recherche d’un employeur, adaptation de la durée du contrat d’apprentissage. |
|
|
|
|
|
|
| Fonctionnalité de livret de suivi
Scénarios de questionnaires
Partage de l’emploi du temps
Partage des contacts | Non-conformité majeure |
| 11 | Commun | Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation. | Démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en œuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs.
Obligation : Nouveaux entrants : un processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
| Outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid), outils d’auto-évaluation mis à la disposition des bénéficiaires, bilans intermédiaires, comptes-rendus, taux de réussite aux certifications professionnelles et concours, livret de compétences, preuve de délivrance de la certification. | Livret de compétences
Questionnaires d’avaluations de compétences temporellement défini pour tracer la progression
Notes partagées
Notes internes de suivi | Non-conformité majeure |
| 12 | Commun | Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours. | Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre.
Obligation : CFA : le prestataire apporte en lien avec le Service Public de l’Emploi (article L. 6231-2 du Code du travail), un accompagnement afin notamment :
• de prévenir ou résoudre les difficultés d’ordre social et matériel susceptibles de mettre en péril le déroulement du contrat d’apprentissage ;
• d’orienter les apprentis ayant interrompu leur formation ou n’ayant pas obtenu leur certification vers des organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation ;
• d’aider activement les apprentis dans la recherche d’une autre entreprise si besoin. | Procédure de gestion des abandons et de relance systématique, listing de relances téléphoniques, carnet de rendez-vous, outils et méthodes favorisant l’implication du bénéficiaire (documents co-construits, espaces partagés), enquêtes terrain, plateforme pédagogique, variété des modalités pédagogiques.
Outils pédagogiques favorisant l’interactivité et la participation des stagiaires, qualité de l’analyse de besoin et des procédures de positionnement pour définir la cohérence de la formation avec le projet du bénéficiaire.
Pour les prestataires délivrant des formations en alternance : contacts/visites avec l’entreprise, organisation de rencontres avec les formateurs, les tuteurs/maîtres d’apprentissage, le cas échéant les familles, modalités d’accompagnement pour détecter, prévenir et empêcher les risques d’abandon, de décrochage et/ou proposition de solutions alternatives : accompagnement spécifique (social, pédagogique), service de médiation par les Chambres.
| Relances automatisées
Journal d’alternance partagé
Portage de documents
Détection de alertes
Gestion des rendez-vous
Identification de ponctualité et absence | Non-conformité majeure |
| 13 | CFA,OF | Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. | Démontrer que les principes de la pédagogie de l’alternance sont mis en oeuvre, grâce à un processus formalisé d’articulation itératif de l’apprentissage entre le centre de formation et l’entreprise. Obligation : Nouveaux entrants : un processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
| Tout outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire : carnet de suivi, preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation, plannings, comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, tableau de bord dématérialisé.
Outil de capitalisation des retours d’expériences des apprenants.
| Journal d’alternance partagé
Comptes rendus partagés de rendez-vous
Notes partagées
Tableau de bord de suivi | Non-conformité mineure |
| 15 | CFA | Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. | Démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. | Règlement intérieur, supports d’informations, supports de contractualisation, compte-rendu de réunions d’informations collectives, livret d’accueil. | Partage de documents | Non-conformité majeure |
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
| Id |
Spec. |
Intitulé du sous-critère |
Niveau d’attendus |
Éléments de preuve |
Fonctionnalités halfonse |
Risque* |
| 19 |
Commun |
Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier. |
Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponibles et démontrer que des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. |
|
|
|
| Obligation : Nouveaux entrants : démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance. |
Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponibles et démontrer que des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. |
|
|
|
|
|
| Obligation : Nouveaux entrants : démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance. |
|
|
|
|
|
|
| Pour la formation à distance : La mise en œuvre d’une action de formation en tout ou partie à distance comprend une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours (article D. 6313-3-1 du code du travail). |
|
|
|
|
|
|
| Partage de documents
Référentiel de compétences importés | Non-conformité mineure |
Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
| Id |
Spec. |
Intitulé du sous-critère |
Niveau d’attendus |
Éléments de preuve |
Fonctionnalités halfonse |
Risque* |
| 24 |
Commun |
Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. |
Démontrer la mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur et son impact éventuel sur les prestations. |
|
|
|
| Obligations : Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’une veille économique. L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance. |
Veille sur les évolutions des compétences et documents y afférents, participations à des conférences, colloques, salon, adhésion à un réseau professionnel (syndicat, fédération, forums), abonnements à des revues professionnelles. Diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire, évolutions apportées au contenu des prestations proposées. |
Personnalisation des référentiels de compétences |
|
|
|
|
| Tableau d’analyse des compétences requises et évaluées par les entreprises |
Non-conformité mineure |
|
|
|
|
|
| 28 |
OF,CFA |
Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise. |
Démontrer l’existence d’un réseau de partenaires socio-économiques mobilisé tout au long de la prestation. |
Comités de pilotage, comptes rendus de réunions, liste des entreprises partenaires, conventions de partenariats, contacts réseau SPE, livret alternance, informations sur les partenariats. |
|
|
| NB : Cet indicateur concerne tous les prestataires de formation dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires lorsque la formation prévoit une période en entreprise (formations en alternance, stages en entreprise ou AFEST, etc…) |
|
|
|
|
|
|
| Centralisation des données entreprises |
|
|
|
|
|
|
| Identification des opportunités de partenariat |
Non-conformité mineure |
|
|
|
|
|
| 29 |
CFA |
Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences. |
Démontrer l’existence d’actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études. |
Actions visant à favoriser l’insertion professionnelle des apprenants (salon d’orientation, visite d’entreprise, atelier CV/lettre de motivation, aide à la recherche d’emploi, réseau d’anciens élèves), actions de promotion de la poursuite d’étude, partenariats avec des acteurs de l’insertion et de l’emploi et avec le monde professionnel, diffusion des offres d’apprentissage et d’emploi, information sur les compétitions des métiers (Meilleurs Apprentis de France, Compétition des métiers WorldSkills, Meilleurs Ouvriers de France…). |
|
|
| Questionnaire de suivi |
|
|
|
|
|
|
| Support de développement professionnels édités par halfonse |
|
|
|
|
|
|
| Identification du réseau alumni |
Non-conformité mineure |
|
|
|
|
|
Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
| Id |
Spec. |
Intitulé du sous-critère |
Niveau d’attendus |
Éléments de preuve |
Fonctionnalités halfonse |
Risque* |
| 30 |
Commun |
Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes: bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. |
Démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression. |
Enquête de satisfaction, questionnaire, compte-rendu d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid, analyse et traitement des appréciations formulées par les parties prenantes, comité de pilotage, webinaires, entretiens, comptes-rendus de réunions d’équipes, séminaires, sollicitation des financeurs, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations, recommandations issues d’un contrôle mené par le financeur, consultation des sites mis en place par les financeurs pour recueillir les appréciations des bénéficiaires (ex : Anotéa). |
|
|
| Les modalités de recueil peuvent être différentes selon la partie prenante. La sollicitation des appréciations des financeurs n’est pas exigée à la fin de chaque prestation mais doit être effectuée au moins une fois par an ou selon les modalités précisées par le financeur pour lui permettre de faire part au prestaire, s’il le souhaite, de ses observations sur son activité. La sollicitation du financeur peut être remplacée par la participation du prestataire à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur. Les évaluations des acquis ne sont pas un élément de preuve probant pour cet indicateur. |
|
|
|
|
|
|
| Questionnaires de suivi |
Non-conformité mineure |
|
|
|
|
|
| 31 |
Commun |
Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation. |
Démontrer la mise en place de modalités de traitement des aléas, difficultés et réclamations. |
Description et mise en œuvre de ces modalités (accusé de réception des réclamations et réponses apportées aux réclamants), enquêtes de satisfaction, analyse et traitement des réclamations formulées par les stagiaires, système de médiation, traitement des difficultés et des aléas, solutions apportées en cas d’imprévu, dialogue et communication interne, tableau de suivi des réclamations et de leur traitement. |
|
|
| Détection automatisée et déclenchement d’alertes |
|
|
|
|
|
|
| Suivi des alertes |
Non-conformité mineure |
|
|
|
|
|
| 32 |
Commun |
Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. |
Démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. |
|
|
|
| Obligation : Nouveaux entrants : l’indicateur sera audité à l’audit de surveillance. |
Identification et réflexion sur les causes d’abandon ou les motifs d’insatisfaction, plans d’actions d’amélioration, mise en œuvre d’actions spécifiques - tableau de suivi des mesures d’améliorations mises en œuvre à partir des réclamations, aléas et difficultés. |
|
|
|
|
|
| Pour la VAE : partage des résultats de l’accompagnement (nombre de candidats en début et fin d’accompagnement, taux et causes d’abandon, taux de réussite à la VAE). |
|
|
|
|
|
|
| Questionnaires de suivi |
|
|
|
|
|
|
| Tableau d’analyse |
Non-conformité majeure |
|
|
|
|
|