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Pour garantir la pérennité et l'efficacité du système de gestion documentaire, il est fortement recommandé de désigner formellement un référent.

Cette personne-ressource, dotée de compétences spécifiques et d'une légitimité reconnue, devient le garant de la cohérence documentaire au sein de l'organisme de formation. Le référent documentaire occupe une position stratégique à l'interface entre la direction, l'équipe administrative et les formateurs.

Sa mission première consiste à établir et faire respecter les règles de gestion documentaire, tout en accompagnant les équipes dans leur appropriation.

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Cette fonction peut être portée par un membre de l’équipe existant (administratif, qualité, coordination…) ou désignée spécifiquement. Elle vise à garantir la qualité, la cohérence, la traçabilité et la conformité des documents dans l’organisme de formation.

📛 Intitulé du poste

Référent·e gestion documentaire et archivage numérique

🎯 Mission principale

Assurer la structuration, la mise à jour, la sécurité et la diffusion des documents internes (administratifs, pédagogiques, qualité, RH…) selon les règles définies dans la procédure de gestion documentaire.

🔎 Objectifs associés

• Mettre en œuvre et suivre la nomenclature et l’arborescence
• Être garant de la version à jour des modèles et procédures
• Prévenir les pertes, doublons et erreurs de classement
• Contribuer à la conformité Qualiopi et RGPD

🧩 Activités principales

• 💾 Gérer l’arborescence partagée (Drive ou GED)
• 📎 Mettre à jour ou archiver les documents à échéance
• 📝 Tenir à jour le tableau de suivi des versions
• 🧠 Former les nouveaux arrivants aux règles de classement