Wdrożenie, które zredukowało chaos w zarządzaniu leadami i usprawniło pracę zespołu. Jak salon kosmetyczny uporządkował proces obsługi leadów i zwiększył skuteczność kontaktu z klientem dzięki automatyzacji. Oto proste rozwiązanie, które pozwoliło szybciej reagować na zapytania klientów i lepiej wykorzystać budżet reklamowy.
Klientem projektu jest salon kosmetyczny, oferujący usługi depilacji laserowej, elektrodepilacji, woskowania i depilacji pastą cukrową, a także zabiegi kosmetyczne.
Problemy przed wdrożeniem automatyzacji
Salon aktywnie pozyskuje klientów poprzez kampanie reklamowe na Facebooku. Reklamy kierują użytkowników do formularza, w którym mogą zostawić swoje dane kontaktowe w celu otrzymania konsultacji lub umówienia wizyty.
Na tym etapie pojawia się jednak kluczowa trudność w procesie obsługi klienta:
- Brak szybkiej reakcji
- Po złożeniu zgłoszenia klient oczekuje niemal natychmiastowego kontaktu ze strony salonu.
- W praktyce menedżerowie często oddzwaniają dopiero po kilku godzinach, a czasem nawet następnego dnia, więc w branży beauty, gdzie konkurencja jest wysoka, szybki kontakt stanowi czynnik decydujący o konwersji.
- Niewystarczające zasoby personalne
- Menedżerowie obsługują równolegle wiele zadań: umawianie wizyt, prowadzenie konsultacji, obsługę recepcji i brakuje im czasu na natychmiastowy kontakt z każdą osobą, która zostawiła dane w formularzu.
- Efekt: priorytet dostają bieżący klienci w salonie, a zgłoszenia online zostają przesunięte „na później”.
- Utrata potencjalnych klientów
- Jeśli nie otrzymają szybkiego telefonu, klienci w międzyczasie zapisują się do konkurencji i w rezultacie salon inwestuje budżet reklamowy w generowanie leadów, które następnie „wypadają z lejka sprzedaży”.
- Brak systematyzacji i automatyzacji procesu
- Zgłoszenia z Facebooka nie są natychmiast kierowane do jednego systemu CRM. Proces manualny zwiększa ryzyko pomyłek, duplikatów i zwykłego „zgubienia” kontaktu.
- Nieprecyzyjne zgłoszenia
- Zdarza się, że klient zostawił dane przez pomyłkę, np. klikając w reklamę z ciekawości albo część osób mogła też zmienić zdanie i nie jest już zainteresowana usługą.
- Bez wstępnej weryfikacji menedżer traci czas na rozmowy, które nie prowadzą do sprzedaży.
- Utrata leadów: ok. 40–50% zgłoszeń nie kończyło się rozmową z menedżerem (brak kontaktu, opóźnienia, zgłoszenia przez pomyłkę).
- Procent „nieaktualnych” leadów: ok. 20–30% kontaktów okazywało się brakiem zainteresowania lub ruchem przypadkowym.
Cele projektu
Wdrożenie AI-asystenta głosowego w celu zautomatyzowania pierwszego kontaktu z potencjalnymi klientami generowanymi przez kampanie reklamowe na Facebooku.