Сократил время обработки закупочной заявки и сделал процесс прозрачным для всех ролей

Контекст

Утконос — один из лидеров e-grocery в России.

До проекта работа с поставщиками была разнесена по нескольким системам и excel-файлам:

• заявки и заказы — в одной системе;
• прайс-листы и условия — в другой;
• коммуникация — по почте и телефонам.

В результате:

• процессы были непрозрачны;
• каждый отдел видел только свой кусок;
• поставщики не понимали статус заявки и заказа.

Компания поставила цель — создать единую CRM для работы с поставщиками.

Проблема

Для менеджера по закупкам и категорийного менеджера процесс выглядел так:

• часть данных — в excel;
• прайс-листы — в отдельных файлах и письмах;
• статусы — разбросаны по системам;
• поставщик не понимает, «где застрял» заказ.

Это приводило к:

• долгому циклу обработки;
• ручным ошибкам;
• постоянным уточнениям между отделами.

Задача

Спроектировать MVP CRM-системы, которая:

1. Объединяет заказы, прайс-листы, документооборот и данные по поставщику в одном месте;
2. Даёт всем участникам прозрачные статусы процесса;
3. Делает процесс предсказуемым и управляемым за счёт прозрачных статусов и унифицированных сценариев.

Моя роль

Я отвечал за UX:

• собрал требования и текущие процессы от стейкхолдеров;
• описал роли и их сценарии: менеджер по закупкам, категорийный менеджер, поставщик;
• спроектировал информационную архитектуру CRM;
• построил сквозные user-flow для ключевых операций;
• разработал модульные интерфейсы списков и карточек;
• протестировал прототипы и уточнил логику по результатам.

Работал в связке с продуктовой командой и разработкой.

Пользователи и процессы

Менеджер по закупкам

Формирует заказ, ведёт документы, работает с прайс-листами.

Категорийный менеджер

Согласовывает ассортимент и условия, утверждает прайс-листы и заказы.

Поставщик

Обновляет данные компании, загружает прайс-листы, подтверждает заказы и отгрузки.

Задача — объединить их работу в единую архитектуру: от заявки до поставки.

Что было в начале