<aside> 💡 這篇文章是談論溝通的 how、where、why、when。溝通媒介有許多種,非同步溝通、即時、面對面、視訊、語音、文字、Email、協作軟體,如何決定用哪一種?重點是讓大家都在軌道上,但不要擾亂大家的工作流暢度

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關鍵 30 點、大原則

  1. 你沒有辦法不溝通,什麼都不講也是一種溝通。
  2. 少部分時間採取即時溝通,大部分時間是非同步溝通。
  3. 內部溝通主要採取長文字的形式,這比線上線下會議、演講或講話這類即時溝通更好,可以減少干擾和被干擾的機會。
  4. 給予重要議題足夠的時間,深入研究、展開,然後進行有意義的討論。急躁下決定、希望拿到立即的回覆,只會增加糟糕決策的機率。
  5. 會議是做最後的總結,不是第一時間的意見。
  6. 文字比聊天更能呈現完整想法,好的決定是持續交流完整的想法,而不是一次又一次的競爭意見。如果一件事很重要、很關鍵或很基礎,用寫的,不要用聊的。
  7. 用講的只對房間裡的人有幫助,寫下來對所有人都有幫助,包括那些無法參與的人,或是幾年後才加入的新進員工。
  8. 如果你的文字可以被解讀成很多意思,它將會被其他人解讀成最糟糕的那一種。
  9. 永遠不要要求或期待對方給你即時回覆,除非它真的非常緊急。其他即時回覆是有害的。
  10. 如果你需要重複說明,代表你第一次說得不夠清楚。然而,如果你講的是一個全新的東西,你可能要重複講好幾年,才會讓別人聽進去。謹慎挑選你要重複講的東西。
  11. 爛溝通產生更多工作。
  12. 公司不會有溝通的問題,只會有「沒有溝通」的問題。公司、團隊、組織越小,「沒有溝通」的機會越小。
  13. 五個人在會議室討論一個小時,不是一個小時的會議,是五個小時的會議。認真思考取捨的問題。
  14. 為了讓對方完全理解你的意思,要提供完整的情境,提供對方他需要知道的事。也要讓在他應該看到的時候看到。(例如這東西跟某一項任務有關,那就在該任務底下討論,而不是在其他地方)。
  15. 溝通不一定要約時間。 行程表跟溝通無關。 透過寫作,而不是講話或開會,不但不受行程影響,而且更直接。
  16. 當你冒出一個想法時,「當下」通常是不適當說出口的時間,最好先讓時間過濾一下,過濾完的內容,才是值得說的內容。