Od ręcznego przetwarzania formularzy do w pełni automatycznych procesów działających w tle. Dzięki wdrożonej automatyzacji szkoła językowa zyskała nie tylko większą wydajność zespołu, ale przede wszystkim - system, który samodzielnie zlicza wszystkie dane i liczby oraz generuje przejrzysty, automatyczny raport.

Workflow zbudowanej automatyzacji w n8n

Klientem projektu demonstracyjnego była szkoła językowa MundoLingua, która oferuje indywidualne oraz grupowe lekcje językowe online. Szkoła specjalizuje się w nauczaniu języka angielskiego i hiszpańskiego oraz koncentruje się na elastycznych formach nauki – od lekcji indywidualnych po zajęcia grupowe.

Wraz z rosnącą liczbą zgłoszeń i zapytań od potencjalnych klientów, szkoła napotkała na kilka wyzwań operacyjnych:

<aside> ❗

• Brakowało przejrzystych raportów sprzedażowych i statystyk, utrudniając analizę wyników.
• Zespół nie miał szybkiego kontaktu z osobami, które zostawiały zgłoszenia — wiadomości e-mail nie były wysyłane od razu, a kontakt telefoniczny często się opóźniał. </aside>

📌 Proces obsługi klienta przed wdrożeniem automatyzacji

Przed wprowadzeniem automatyzacji procesy obsługi zgłoszeń w MundoLingua były wykonywane całkowicie ręcznie i wymagały od zespołu dużej ilości czasu. Co więcej, szkoła nie miała dostępu do kluczowych statystyk i raportów, które pozwalałyby skutecznie zarządzać sprzedażą i analizować wyniki.

• Pozyskiwanie raportów**:**

  Brak spójnego systemu uniemożliwiał szybkie wygenerowanie statystyk czy raportów o liczbie zgłoszeń lub źródłach pozyskania.

• Pierwszy kontakt z klientem:

  Największym wyzwaniem był brak natychmiastowej reakcji na zgłoszenie. Po pozostawieniu formularza klient nie otrzymywał automatycznej wiadomości powitalnej ani potwierdzenia - wszystko wymagało ręcznego sprawdzenia i odpisania. To powodowało opóźnienia, obniżało konwersję i często prowadziło do utraty potencjalnych uczniów.

• Brak przejrzystości dla kierownictwa:

  Kierownictwo nie miało bieżącego wglądu w statystyki: liczbę nowych zgłoszeń, statusy sprzedaży, podział uczniów według języka czy najpopularniejsze formaty zajęć. Każde zestawienie wymagało ręcznej pracy i przekopywania się przez dane.

💡Cele projektu

Aby usprawnić codzienne procesy i zwiększyć efektywność zespołu, zdecydowano się na wdrożenie zintegrowanego systemu automatyzacji.

Celem było stworzenie rozwiązania, które:

• przyspieszy reakcję na zapytania klientów, dzięki automatycznym powiadomieniom i utrzyma wysoki poziom obsługi klienta
• umożliwi kierownictwu dostęp do przejrzystych raportów i statystyk w czasie rzeczywistym