Objectifs/Tâches

Objectifs de la bulle

EN AMONT DU FESTIVAL

1. Evangéliser

Recruter des Opaliens, fédérer et propager les valeurs

• Organisation des Apér’Opal
  • [ ] 🧠⚡ Quelle(s) action(s) d’intégration peut-on faire pendant les apéros? 🧠⚡
  • après ouverture de la billetterie: faire des appels par shifts pour que les personnes se rencontrent
  • [ ] Se coordonner avec la bulle Com’ pour créer les events FB 🗯️
  • [ ] Déterminer les futures dates
• Réseaux sociaux
  • [ ] Se coordonner avec la bulle Com’ 🗯️ pour animer les RS (vidéos, posts, etc.)

2. Créer de l’engagement

Préparer l’onboarding des Opaliens

• Par rapport au festival et ses valeurs:

  • [ ] Mails pré-festival à retravailler, à condenser —> se coordonner avec la bulle Com 🗯️
  • [ ] 🧠⚡Revoir le process de l’arrivée sur le festival 🧠⚡ :
    • Bien orienter les arrivées avec les voitures, dépôt des affaires.
    • Speech d’intégration toutes les 30 min, en groupes si besoin dans un endroit dédié et fermé (ex: tipi). Retravailler le speech
    • Après seulement, remise du bracelet et welcome pack
    • Proposition d’une petite visite du terrain avec rappel des “règles”

  → Besoin de mini 5 shifteurs en heure de pointe - 2 au speech (Conteurs), 2 à l’accueil/orientation des festivaliers (Checkeurs) et 1 videur

  • [ ] 🧠⚡Revoir le process de la billetterie
    • Questionnaire à remplir pour accès à la billetterie? 🧠⚡ —> à organiser avec autres bulles (co-leads, core-team?) 🗯️ - Limité à 2 places par personne
    • Prise du shift à l’achat du billet, dans le questionnaire

• Par rapport à leur shift:

  • [ ] Engager les Opaliens sur le shift dès l’achat du billet: envoi de la fiche descriptive pour le shift choisi

  • [ ] Dans les Guildes, relayer l’info sur les shifts (vidéos, fiches)

  • [ ] Regrouper les Opaliens par shifts lors des Aper’Opal

  • [ ] S’assurer que nos shifteurs soient bien briefés pour l’accueil des Opaliens le jour J

  • [ ] Faire des petits tutos

  • [ ] Badges shifteurs?

  • [ ] Création d’un groupe pour les shifts, apéros en amont pour pré-rencontrer les gens de sa bulle (engagement +++ pendant le festival pour faire son shift vu qu’on connaît les autres membres de sa bulle)

    Intégrer les shifteurs dans des réu/apéros de la bulle? —> s’assurer que chaque bulle le fasse 🗯️

• Par rapport à la communauté

  • [ ] Créer les guildes: 🧠⚡Trouver le nom des guildes🧠⚡(WARNING inclusivité), recruter des chef.fes de guildes et les briefer sur leur rôle, créer les groupes Whatsapp et le contenu pour les différents messages qui animeront les groupes (ou à défaut 🧠⚡les sujets🧠⚡ et voir avec Bulle Com si besoin d’un bon copywriting 🗯️)

  Pirates, fées, sirènes, enfants perdus, indiens, crocodiles, jungle, nature sauvage, ours, tigres

  • [ ] Co-organiser la cérémonie d’ouverture avec la Bulle Anim’ 🗯️ (?)

• Revoir le process des reventes de billets

PENDANT LE FESTIVAL

1. Accueil

“On n’a qu’une chance de faire une première bonne impression”: l’accueil est un endroit primordial du festival, il doit être soigneusement préparé

• [ ] Welcome pack :
• Brainstorm sur son contenu:
  • Bracelet : ROUGE
  • Ecocup (déjà sur site - 60aine) - Stocks sur le Drive
  • Boules quies (déjà sur site)
  • Capotes (déjà sur site)
  • Tattoo doré/argenté (500)
  • Cendrier de poche
  • Stickers

Commander, préparer

• [ ] Préparer le coin accueil: abri, confort (canap + table + chaises, déco), matériel (talkie, stylos, ciseaux, pince coupante, feuilles des shifts, programme des animations et lineup), elek (lumières)
• [ ] Gate d’entrée au festival?
• [ ] Elek & Déco - se coordonner avec Bulle Espace & Déco 🗯️

2. Point info

Lieu central qui regroupe toutes les infos et tout le matériel du festival

• [ ] Préparer le Point info: abri, confort, matériel, liste des shifts, programme des anim’, lineup, extincteur, point de recharge tel, trousse de secours,...

Tableau pour proposer des covoit pour les retours

• [ ] Elek & Déco - se coordonner avec Bulle Espace & Déco 🗯️
• [ ] Revoir le contenu de la pharmacie d’urgence
• [ ] Lister les personnes qui ont des compétences de santé —> formulaire d’inscription
• [ ] RDR

3. Général

• [ ] Faire speech d’onboarding pendant les dîners du Montage
• [ ] Créer des pancartes/panneaux “ludiques” ou comiques pour véhiculer les valeurs d’Opal et qu’elles soient visibles sur le terrain. Ex: Soeurs Malsaines

Pirograver sur des planches de bois pour que ça dure + peinture + cire

Notes 2021

Notes Réunion #1 - 15/02/2022

Notes Réunion #2 - 02/03/2022

Notes Réunion #4 - 23/05/22

Ressources

• Shifts

• Guildes

  • Tuto pour créer les guildes

  Screen Recording 2022-05-26 at 10.51.51 AM