서식부터 데이터 관리까지 다재다능한 엑셀

“엑셀을 어떤 목적으로 사용하세요?”라는 질문을 받는다면 어떻게 답변하실 건가요? 흔히 자료 관리, 서식 작성 또는 차트 및 보고서 작성과 같은 답변을 할 겁니다. 좀 더 그럴 듯하게 표현해 보면 각종 서식 작성부터 데이터 관리(자료 관리), 데이터 시각화(차트 및 보고서 작성)를 모두 엑셀로 처리한다고 답할 수 있습니다. 이 얼마나 다재다능한 프로그램인가요. 수많은 프로그램 중 이 모든 기능을 지원하는 프로그램이 얼마나 있을까요? 아마도 엑셀이 유일무이한 프로그램이 아닐까 생각합니다.

회사에서 원하는 엑셀 사용 능력은 세부적으로 구분하면 업종과 직무에 따라 다양하지만, 보편적으로 요구하는 3가지로 정리하면 아래와 같습니다.

오랜 시간 엑셀은 수많은 발전을 거듭하였고, Office 365에서 Microsoft 365로 브랜드명을 변경하기까지 다양한 기능, 특히 동적 배열 함수가 추가되면서 매크로를 사용하지 않고도 많은 부분을 해결할 수 있도록 개선되었습니다. 이 책에서 소개하는 다양한 실무 활용 기능을 익힌다면 위에서 언급한 3가지 회사에서 원하는 엑셀 사용 능력을 충분히 뛰어넘을 수 있을 것입니다.

설치형 엑셀 vs. 구독형 엑셀

아마도 대부분 엑셀 프로그램이 설치되어 있겠지만, 새로 구매한다면 설치형 엑셀과 구독형 엑셀 중 선택할 수 있습니다. 설치형 엑셀은 엑셀 2010, 2013, 2016, 2019, 2021과 같이 제품의 라이선스 키를 한 번 구매하면 영구적으로 사용하는 방식입니다. 반면, 구독형 엑셀(Microsoft365, 이하 M365)은 매월/매년 일정 비용을 지급해야 하지만, 새로운 버전이 출시되었을 때 최신 기능 자동 업그레이드됩니다. 참고로 이 책에서는 구독형 엑셀인 Microsoft365를 사용하였으므로, 2022년 2월 기준 엑셀 최신 버전(엑셀 2021)과 같은 화면입니다.

구독형 엑셀은 몇 가지 옵션이 있는데, 그중에서 M365 Family 버전은 연간 119,000원을 납부하여 최대 6명까지 사용할 수 있고, 1인당 1TB(최대 6TB)의 원드라이브 저장소가 제공되어 매우 저렴하게 이용할 수 있습니다. 가장 최근에 발표된 Office 2021과 구독형 M365의 자세한 차이점은 https://support.microsoft.com/ko-kr/에서 ‘Office 2021 차이점’으로 검색하거나 단축URL https://bit.ly/m365vs에서 확인할 수 있습니다.

스프레드시트와 데이터베이스의 이해

엑셀을 사용한 적이 있다면 ‘시트’ 또는 ‘스프레드시트’라는 단어를 들어 보았을 겁니다. 엑셀은 스프레드시트 프로그램(구글 스프레드시트, 한셀 등) 중 하나로, 엑셀을 잘 사용하려면 스프레드시트의 개념과 그 구조를 이해해야 합니다.

스프레드시트 스프레드시트는 행과 열로 이루어진 데이터 집합체입니다. 각 행과 열이 만나는 지점을 셀(Cell)이라고 부르며, 우리는 셀에 데이터를 입력합니다. 그리고 이 셀이 모여서 하나의 스프레드시트가 완성되는 것이죠.

행과 열이 만나는 지점인 셀, 셀이 모인 스프레드시트

행과 열이 만나는 지점인 셀, 셀이 모인 스프레드시트

데이터베이스와 엑셀의 7가지 차이 스프레드시트의 구조는 ‘데이터베이스’에서 전해졌습니다. 데이터를 관리한다는 점에서는 동일하지만, 자세히 살펴보면 데이터 관리 방식에서 큰 차이점이 있습니다.

결론부터 이야기하면 데이터 관리 측면에서는 데이터베이스가 스프레드시트보다 훨씬 유리합니다. 그러므로 스프레드시트의 대표격인 엑셀이 데이터베이스에 비해서 어떤 점이 부족한지 파악하면 이후에 엑셀로 데이터를 관리할 때 부족한 점을 극복하고 더욱 효과적으로 사용할 수 있게 될 것입니다.

엑셀의 마지막 행

엑셀의 마지막 행

엑셀의 마지막 열

엑셀의 마지막 열

데이터베이스는 시트 개념이 없고 표(=테이블) 단위로 관리

데이터베이스는 시트 개념이 없고 표(=테이블) 단위로 관리

엑셀은 하나의 시트에 여러 개의 표를 관리

엑셀은 하나의 시트에 여러 개의 표를 관리