大概是在两年前,我听说了一款软件,叫做「Things」。当时对这一类软件一无所知,但知道 Things 在 iPhone、iPad 和 Mac 上是分开购买的,并且价格不菲。抱着试一试的心态,我下载了 Things,并使用了一段时间。在 Things 的身上,我第一次听到「任务管理」这四个字,同时也是第一次知道什么叫做「Getting Things Done」。

在我第一次听到任务管理时,心里想的是,这还需要去管理么?我每天按部就班,做好自己应该做的事情,不就可以了?但在我逐渐接触任务管理的过程中,发现我自己其实一直都在做任务管理,只是在脑子里做任务管理。先做什么后做什么,什么时间该做什么事情,这就是任务管理。

Power+ 2.0 中,文刀曾经写过一篇文章讨论任务管理的前提,主要讲了以下三个问题:

  1. 什么是任务管理?
  2. 我们需要做任务管理吗?
  3. 我们为什么想做任务管理?

回想起以前,第一次听到「任务管理」这个词时,我在网络上搜索了大量的资料,大多数的教程都是在指导我们如何做任务管理,如何使用 Things、Todoist、OmniFocus 等等软件来做任务管理,而忽略了任务管理的前提。他们喜欢分享的是他们对任务管理一个侧面的用法或者技巧,而这不一定适合我们所有人,我们需要根据自己的实际情况来进行调整,找到一个属于我们自己的任务管理方案。

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而我,也是经历了很长时间的摸爬打滚,再一次又一次地把所有任务删除重来的过程中,慢慢形成了一套适合自己的任务管理体系。从 Things 3 到 OmniFocus 2 再到 OmniFocus 3,最后选择了 Notion 做更加灵活的任务管理,工具的变化让我一次又一次地去想如何去做任务管理,如何让自己在更短的时间内,做更多的事情。尽管我们在之前说相比于方向,工具显得没那么重要,但这句话是说给懂工具的人听的,我们只有去尝试去努力,才能发现工具更大的优点,才能看到方向。

任务管理的 Things 3 时期

我一开始进行任务管理是通过 Things 3,说来惭愧,我一开始只是将 Things 3 当作提醒事项来用。有什么容易忘记的事情就把它记在 Things 3 里,偶尔进行回顾一下,看看当前是不是有什么任务没有做。

Thing3

Thing3

不怕您见笑,我当时不知道所谓的项目是有什么用,也不知道标签应该怎么设置,左侧栏的今天、计划、随时、某天几乎没有点过。只知道我把事情扔进收件箱就好了,尽管我并不知道收件箱是什么。但用了 Things 3 之后确实发现,自己不再把重要的事情忘记了,同时也能知道自己在空闲时间应该做什么,但我也慢慢地发现, 我应该系统地学习一下任务管理,学习 GTD。

任务管理的 OmniFocus 2 时期

大概在一年前,我决定要系统地学习一下任务管理,学习 GTD。我当时还是一个「唯工具论」的人,于是很快就发现了当时任务管理的王牌软件: OmniFocus 2。但当我第一次下载 OmniFocus 2 时,我更加蒙了,因为完全不懂什么叫上下文,推迟至和截止时间有什么区别,不知道什么叫做透视。但我想,OmniFocus 2 既然是任务管理的王牌软件,那我就努力学习一下试试吧。

OmniFocus2

OmniFocus2

经过查阅了很多资料,我了解到了一个非常好的任务管理教学视频,由李长太主讲: OmniFocus – 知常学社。并在不久后,我购买了少数派的付费教程 OmniFocus 入门与进阶。通过这样的两个教程,也使我第一次知道,光知道如何使用工具是不够的,方向同样很重要。官方的 OmniFocus 教程强调的都是每一个按钮是做什么的,而我看的这两个教程则是教我如何让 OmniFocus 帮助我进行任务管理。

这也是我第一次知道 GTD 的核心理念: