Для крупного девелопера разработали бизнес-процесс закупки строительных материалов и ускорили его в 3 раза

Клиент

Девелоперская PropTech-корпорация, входящая в российский топ-5 по объёмам строительства. Включена в список системообразующих предприятий. На июнь 2022 года в работе у клиента — 20 активных проектов общей площадью 1,5 млн кв. м.

Проблема: сделки по закупке материалов ведутся вручную, плохо контролируются и затягивают строительство объектов

Представим, что клиент собирается построить 10-этажный дом. Исходя из сведений о проекте, можно рассчитать, что понадобится примерно 500 тыс. тонн бетона, 30 тыс. мешков цемента, 5 км труб, 1200 межкомнатных дверей, 7 тыс. окон и ещё несколько сотен различных материалов.

Материалы нельзя заказать, оплатить и привезти на стройку в один момент в силу следующих причин.

• Материалы нужны только на определённом этапе. Например, черепица для крыши и пластиковые окна не пригодятся до тех пор, пока не будут возведены стены.
• Материалы утратят свои свойства при длительном хранении. Бетон застынет уже через несколько часов, дерево отсыреет, а кирпичи могут раскрошиться.
• Менеджеры не знают точный объём заказа. Например, строители могут использовать больше арматуры или бетона при изготовлении железобетонных конструкций.
• На объект могут привезти материалы с другой стройки. Например, там остался лишний утеплитель. Значит, для этого дома его нужно заказать уже меньше.
• На поставку некоторых материалов может быть объявлен тендер, что увеличит сроки отгрузки.
• Документы нужно подписывать физически, а ответственный работник может быть в длительном отпуске.

Ввиду перечисленных обстоятельств по каждому материалу закупка велась отдельно. Поставщики и подрядчики договаривались между собой, а клиент узнавал о сделке, только когда получал счёт на оплату материалов. Чтобы уточнить детали, менеджеры звонили друг другу несколько раз в день, документы согласовывали через электронную почту, а для подписания зачастую приходилось приезжать в офис лично.

На одном объекте могут работать несколько строительных подрядчиков. У каждого подрядчика, в свою очередь, может быть несколько поставщиков

Любые изменения на объекте только запутывали процесс. Нужно больше цемента — новая сделка. Подрядчик возвёл стены на 2 недели быстрее — нужно срочно искать утеплитель.

В такой системе:

• сотрудники клиента тысячи раз повторяли одну и ту же рутинную процедуру за время строительства одного объекта;
• клиент не мог быстро узнать, какова ситуация с материалами на объекте (сколько потрачено, сколько пришло, сколько уже заказано, какие сделки требуют оплаты и внимания клиента и т. д.), и звонил подрядчику, чтобы получить информацию и уточнить детали каждой закупки по отдельности;
• сроки сдачи объектов увеличивались временны́ми затратами, вызванными необходимостью согласований и исправления ошибок, а также задержками в поставках материалов.