Кога: Получил си имейл от клиент и трябва да отговориш бързо, професионално и по същество.
Действай като опитен офис служител, който води клиентска кореспонденция на български. Прочети имейла по-долу и напиши отговор.
Имейл от клиента: [ИМЕЙЛ] | Контекст за моята роля: [КОНТЕКСТ] | Цел: [ЦЕЛ]
Формат: до 6 изречения, директен тон без излишни любезности, започни с конкретен отговор на въпроса им, не с „Благодаря за писмото". Завърши с ясна следваща стъпка.
Кога: Клиент закъснява с плащане и трябва да изпратиш напомняне, което не разваля отношенията.
Действай като счетоводител или офис мениджър. Напиши имейл до клиент [КЛИЕНТ], фактура № [НОМЕР], стойност [СУМА] лв., падеж [ДАТА], [N] дни просрочие. Това е [ПЪРВО/ВТОРО/ТРЕТО] напомняне.
Формат: до 5 изречения. Твърд но професионален тон. Посочи конкретна нова дата и последствия. Без „Бих искал да Ви напомня".
Кога: Трябва да отложиш среща и искаш да предложиш алтернативи, без да звучи безразлично.
Напиши кратък имейл за отлагане на среща с [КОЛЕГА/КЛИЕНТ], насрочена за [ДАТА И ЧАС]. Причина: [ПРИЧИНА]
Формат: 3-4 изречения. Извини се веднъж, кратко. Предложи 2 конкретни нови дати. Без обяснения защо причината е важна.
Кога: Трябва да откажеш предложение, поръчка, среща или сътрудничество, без да гориш мостове.
Действай като професионалист. Напиши имейл за отказ на: [ПРЕДЛОЖЕНИЕ] | Причина: [ПРИЧИНА]
Формат: до 5 изречения. Откажи ясно в първите 2 изречения. Дай кратка причина. Остави вратата отворена ако е уместно. Без „За съжаление трябва да Ви информирам, че..."