日時： 2026年5月19日（火）19:00〜20:30頃

場所： 杉並区民センター 第1集会室

タイムキーパー： 木下

出席者： 平山、鶴岡、近藤、木津、石川、島田、坂下、稲葉、木下、野田、若松、床嶋、和田、小山、髙、柴田（敬称略）

1. 今日のゴール：各部署で動き始められる土台をつくる

• 5/13事務局会議で固めた部署体制（企画・統括部／運営部／広報・地域連携部／会計／監査）を実行委員会で共有し、各部署が動き始められる土台をつくることを今回のゴールとした。
• 名簿に登録いただいた方を中心に、暫定で部署・役割を割り振った資料を事前共有。「入っているよ／入っていないよ」「この役割よりこちらが良い」というご意見はその場・個別問わずお寄せいただきたい旨を案内。
• 「割り振りは暫定」「絶対ではない」ことを明示し、出入り（実行委員⇄当日ボランティア）も柔軟に行う前提で進める方向で議論した。

2. 新しい実行委員会の進め方（試行）

事務局より、今回から以下の運営フォーマットを試行する旨を提案し、実行委員のご意見を伺った。

• ペーパーレス化：事前共有資料は1週間前を目標にスマホで配布（今回は01のため前日配布となったことをお詫び）。
• タイムキーパー制：木下さんが担当。25分単位で区切り、議題ごとに時間を意識する。
• 報告と議論の分離：報告事項は資料で共有し、当日は議論に集中する。
• 平山さんからのご意見：「重要事項は資料に書くだけでなく、口頭でも一言補足した方が良い。広告等は読み落としによる事故もあり得る」 → 重要度の高いものに限り口頭補足を加える方向で議論。
• 役割の空白をなくす：実行委員一人ひとりに必ず何らかの役割を割り当てる。「白紙」は作らない。
  • 都合がつかない年は「今年は当日ボランティアで」と切り替えてもよく、出入りは柔軟に。
• 資料の最新版共有：会場責任者のサブリーダー状況、バラエティ会場の担当決定状況など、懸案・空白を可視化したまま月次で更新・配布する方針で議論。

→ ご意見を踏まえ、当面この進め方を試行し、回ごとに改善していく方向で委員長にて決定いたします。